Come posso richiedere nuove attrezzature per l'ufficio?

In una certa misura, ciò che vi chiedete è come costruire un “business case” convincente per le cose che cercate. Per costruire un caso convincente può essere utile “cercare prima di capire, poi essere compresi”.

Nella costruzione di un caso, le due cose principali da sottolineare sono:

- siamo a rischio e questo elimina il rischio

- questo è un investimento, e porterà ricompense

Nella mia esperienza la maggior parte delle organizzazioni risponde più rapidamente al rischio (paura) che alla ricompensa (avidità), quindi quando si costruisce il caso questo può essere un argomento migliore. Ancora più importante, forse, le persone tendono ad essere molto scettiche nei confronti dei miglioramenti dell'efficienza, a meno che non consentano loro di ridurre il personale o di produrre un miglioramento convincente (di solito un fattore x10, o il 5%-10%+ del vostro tempo di lavoro totale in una settimana)

Quindi - *Suggerirei, ove possibile, di provare a collegare il miglioramento che state cercando di ottenere alla riduzione del rischio, a meno che non possiate fare un caso convincente di risparmio di costi/tempo. *

Esempi potrebbero essere:

• riduzione del rischio di lesioni ai dipendenti (tempi di inattività, implicazioni legali)
• riduzione del rischio di volo/fatturato dei dipendenti (cattive condizioni, attrezzature)
• riduzione del rischio di una scarsa percezione del cliente/investitore (hardware obsoleto, uffici trasandati)

La seconda cosa da considerare è da dove proviene il denaro.

Nella maggior parte delle organizzazioni ci sono due parti di questo - se il vostro capo ha il livello di “approvazione” per approvare queste cose direttamente, e se hanno un budget stanziato per questo tipo di cose.

Queste due questioni sono importanti, perché se il vostro capo non ha il controllo diretto del budget o l'approvazione, allora dovrà andare ad un altro paniere di denaro contestato altrove nell'organizzazione (HR, IT, o il loro manager di linea), che sarà generalmente molto più lavoro (per il vostro capo), e richiedono un caso molto più convincente. Considerate la situazione in cui il vostro capo deve presentare il caso di salute e sicurezza a qualcun altro per la presidenza - un senior manager, o forse l'ufficio del personale. I costi non sono più di 500 dollari, ma di 500 dollari per tutti coloro che hanno una cattedra più anziana.

Se questo è il caso, di solito è meglio sollevare la questione in modo informale con il vostro manager, e farla presente a tutta l'organizzazione fin dall'inizio, non solo a voi, e iniziare con l'argomento chiave e le prove a sostegno:

“Mi sono imbattuto in questo articolo che suggerisce che la scarsa ergonomia costa più di milioni di dollari all'anno, a livello nazionale, in termini di tempi di inattività dei dipendenti e di casi di infortunio sul posto di lavoro. Guardandoci intorno, questo è un rischio reale per noi - come possiamo rimediare?”

Indicando fin dall'inizio che siete consapevoli delle implicazioni per il vostro capo di ciò che chiedete , e dando loro la ammunità di cui avranno bisogno per fare il caso con gli altri rende molto più probabile che risponderanno in modo positivo.

A seconda della vostra situazione, potreste voler collaborare con i colleghi se molti di voi hanno condizioni di lavoro e richieste simili. Più vi fate avanti insieme, più alta sarà la pressione che potrete esercitare sul management. Inoltre, minore è la tensione che si sviluppa tra voi e gli altri (come può accadere se solo voi ottenete nuove attrezzature ma altri no).

D'altra parte, più siete, più è costoso per il management soddisfare le vostre richieste, il che può ridurre le possibilità di successo.

Un altro aspetto chiave è quello di inquadrare la vostra richiesta in termini che il management possa capire e trovare convincenti. Cioè, concentrarsi sul rapporto costi/benefici. Ad esempio

• “Un nuovo PC con una CPU più veloce, più memoria e un disco SSD costerebbe all'azienda circa $NNNN. Tuttavia, ridurrebbe il tempo di compilazione della nostra applicazione da 10 minuti a 1 minuto, risparmiando in media X minuti al giorno. Questo aggiungerebbe fino a $MMMM al mese in base al mio stipendio, ripagando l'investimento iniziale in mesi P.”

Potresti anche voler cercare su Google il web per una ricerca sugli effetti positivi dei mobili ergonomici (e gli effetti negativi della loro mancanza). Molto dipende dalle leggi locali, ma le aziende nella maggior parte dei paesi possono essere ritenute responsabili per i dipendenti che sviluppano problemi di salute a lungo termine a causa delle condizioni di lavoro ergonomiche. In altre parole, il miglioramento dell'ergonomia dello spazio di lavoro può essere visto come un investimento da parte della vostra azienda per ridurre i costi sanitari a lungo termine, e anche per aumentare la soddisfazione dei dipendenti - il che a sua volta riduce il fatturato, risparmiando ancora una volta notevoli costi diretti e indiretti.

I mobili ergonomici possono sembrare costosi, ma una sedia / scrivania di alta qualità può durare per un decennio. Rispetto allo stipendio cumulato di un impiegato medio nello stesso periodo di tempo, questo costo è di noccioline (o carta igienica :-). Quindi la vostra azienda può fare un'enorme differenza a lungo termine nell'umore, nell'impegno e nella salute dei propri dipendenti con un investimento il cui equivalente come aumento di stipendio passerebbe molto probabilmente inosservato ai più.

Personalmente, mi rivolgerei al vostro supervisore HR dal punto di vista della salute e della sicurezza piuttosto che dal punto di vista economico. L'ergonomia dello spazio di lavoro sono un argomento molto importante.

• Sedersi su una buona e comoda sedia è essenziale per la salute a lungo termine.
• Avere una scrivania ben regolata è importante per evitare Lesioni da sforzo ripetitivo .
• Anche un ambiente rumoroso e affollato potrebbe essere dannoso per la salute, ma è anche #8 nella lista dei 10 Most Deadly Mistakes in Software Development

Un computer più veloce può aumentare la produttività e un computer più lento può non influire sulla salute.

Sarei sorpreso e deluso se il vostro dipartimento delle Risorse Umane non prendesse sul serio queste considerazioni.

Sapete che in passato ho avuto il maggior successo semplicemente scoprendo il processo di acquisto di nuove attrezzature o mobili e compilando il modulo e consegnandolo al mio manager. Per buona parte del tempo, pensiamo che qualcosa sarà più difficile di quello che è. Il motivo per cui si hanno mobili scadenti può essere semplice come nessuno ha chiesto mobili migliori.

Ora il tempismo è tutto, naturalmente, non lo si fa quando hanno appena annunciato un licenziamento o un brutto quarto di dollaro. Ma in realtà la maggior parte dei manager non vuole dover fare la ricerca per determinare che tipo di sedia e dove procurarsela e non vuole dover passare il tempo a riempire le scartoffie. Se fai tutto questo prima di fare la richiesta, gli rendi molto più facile dire di sì, se ha il budget. Tutto quello che deve fare è firmare la richiesta.

Se non ha il budget quest'anno, potete chiedergli se può ottenere un budget per l'anno prossimo. Per questo motivo l'ultimo silenzio dell'anno è spesso un buon momento per fare la richiesta - potrebbe esserci un budget non speso che vogliono spendere per non perderlo l'anno prossimo o possono trovare un modo per finanziare l'attrezzatura nel budget dell'anno prossimo prima che sia tutto speso.

Non eludere il tuo manager. Come minimo, tienilo informato. Le risorse umane possono essere o meno appropriate, a seconda di chi gestisce la riprogettazione e la riorganizzazione dell'ufficio.

Due punti chiave che potreste voler sollevare:

• La vostra attuale scrivania è stata progettata correttamente come una postazione di lavoro per computer?
• La vostra attuale sedia è abbastanza solida e regolabile per alleviare lo sforzo sulla schiena, sui fianchi, sul collo e sulla parte superiore del corpo?

L'ergonomia e il comfort sono importanti, ma non si può semplicemente dire “Voglio una nuova scrivania e una nuova sedia” - dovrebbe essere ovvio (e se non lo è, bisogna sottolinearlo) che una corretta disposizione della scrivania e della sedia ha un impatto a lungo termine sulla salute, che alla fine si ripercuoterà sui profitti dell'azienda in termini di aumento o diminuzione dei costi sanitari.

Anche i mobili per ufficio più recenti avranno un impatto positivo sul morale, e se i consulenti, i clienti (attuali o potenziali) o i potenziali dipendenti vedranno i vostri uffici, i mobili vecchi di 20 anni invieranno un messaggio negativo a queste persone sull'azienda.

Per quanto riguarda il computer lento, potete dimostrare che sarete più produttivi con un sistema più recente? L'ultima volta che ho richiesto un nuovo PC, la conversazione è iniziata con “Sto ancora usando Windows XP, e i sistemi che stanno eseguendo il codice che sto scrivendo sono talmente nuovi (e quindi molto diversi) che rendono difficile lo sviluppo”. Non ci sono domande sull'aggiornamento.

Noise è un altro che dovrete dimostrare. Sarà una distrazione dalla tua concentrazione? Dedichi molto tempo alle telefonate, dove il rumore di fondo diventa un ostacolo? Se siete nei cubicoli, possono essere progettati per bloccare un po’ di quel rumore?

Se avete colleghi che condividono le vostre preoccupazioni e potete riunirvi in gruppo per andare alla direzione come gruppo, questo vi sarà di grande aiuto.

Ciò che spesso viene trascurato è il fatto che i dipendenti felici valgono anche i soldi. Se il dipendente A dice: “Sono seduto qui su questa schifosa sedia con un tavolo troppo alto, sembra che il mio datore di lavoro non si preoccupi minimamente per me”, anche quel dipendente non si preoccuperà troppo del suo datore di lavoro, mentre il dipendente B, che dice: “Il mio datore di lavoro spende un sacco di soldi per una sedia molto comoda per me”, probabilmente dirà anche: “Posso gestire quel lavoro extra che è arrivato all'ultimo secondo, senza problemi”.

La persona che ottiene un nuovo computer non solo è più produttiva perché il computer è più veloce, ma anche perché non teme di dover lavorare con quel vecchio e lento computer e di doverlo ritardare, se possibile.