Qual è un modo carino per dire che sono occupato senza dire che sono occupato? (Come gestisco le distrazioni sul posto di lavoro?)

C'è molto da scrivere su questo argomento. Qui c'è solo un articolo che penso abbia un bel titolo succinto: Maker’s Schedule, Manager’s Schedule

Il punto è che coloro che hanno il compito di produrre qualcosa di tangibile - specialmente i creativi come i designer e i programmatori - hanno bisogno di tempo di lavoro ininterrotto. A differenza del management, dove gran parte del loro lavoro è riunioni costanti, i designer hanno bisogno di tempo per concentrarsi ed entrare veramente nel loro progetto.

Molti anni fa ero ad una conferenza e ho sentito Clement Mok rispondere ad una domanda su come la sua azienda fatturava i clienti. Egli dichiarò (parafrasando) che fatturano con incrementi di 4 ore, ma preferiva 8. Mentre questo riguardava la fatturazione, il suo punto di vista era che bisognava dedicare un bel po’ di tempo per produrre un lavoro creativo. 8 mezze ore divise per 8 riunioni di mezz'ora in un giorno non vi permetteranno di produrre quasi la quantità e la qualità di lavoro che un blocco solido di 4 ore ininterrotte può produrre.

Per rispondere alla vostra domanda specifica:

Qual è un modo carino per dire I’M BUSY

Non preoccupatevi di “carino”. Sei occupato. Hai bisogno di lavorare. Devono rispettarlo. Come arrivare a questo punto dipende molto dalle specificità del vostro posto di lavoro e dal rapporto che avete con il vostro manager.

Alcune idee che potrebbero essere d'aiuto:

• insistere sul fatto che avete un ufficio e poi una politica di “entrate se la porta è aperta, non bussate se è chiusa”
• avere un orario in ufficio per partecipare alle riunioni e un orario fuori ufficio per ottenere effettivamente il lavoro svolto
• dire “Sto uscendo per ottenere il lavoro svolto” e intenderlo. Se non stai facendo progressi a causa di distrazioni, annuncia che stai andando al bar per 4 ore per fare un po’ di lavoro.
• se hai un calendario interno condiviso, blocca l'orario di lavoro. Questo riduce la probabilità che il vostro tempo di lavoro venga ridotto in piccoli pezzi con riunioni sporadiche durante la giornata.

Potrebbe essere utile avere una lavagna bianca vicino alla scrivania che elenca i progetti su cui si sta lavorando e la data di completamento prevista. Potreste anche avere una piccola stella accanto all'oggetto su cui state lavorando. Assicuratevi che sia visibile dall'esterno dell'area della vostra scrivania e che la teniate aggiornata.

Quando qualcuno si avvicina alla vostra scrivania, basta indicare la lavagna e ignorarlo. Presto sarà addestrato a guardare la lavagna senza nemmeno parlare con voi.

Capisco la sua frustrazione per l'interruzione dei suoi progressi da parte di persone che vogliono chiederle dei suoi progressi. Tuttavia, la soluzione a ciò non è far capire loro che hai delle cose da fare e che non dovresti essere interrotto. La soluzione è permettere loro di ottenere le loro risposte senza interrompervi.

Dici che stai tenendo una specie di lista di compiti. La mia ipotesi è che sia in ordine di priorità o includa una colonna di priorità, e che includa uno stato e forse anche una data di scadenza. Mettetelo da qualche parte dove tutti possono vederlo. Quando chiedono “Dov'è il mio questo?”, ricordate loro dove possono trovare la risposta. Potrebbe essere qualcosa di elettronico, ma se i vostri colleghi non sono persone online, potrebbe essere un pezzo di carta attaccato al muro. Potete semplicemente indicare l'interlocutore e continuare la vostra riunione o qualsiasi altra cosa.

Non si preoccuperanno meno dei loro importanti risultati perché riuscirete a dire loro di lasciarvi in pace. Si preoccuperanno meno quando avranno più informazioni. Siate trasparenti e pubblici, e le interruzioni dovrebbero diminuire.

So che lei ha detto che lavora in più uffici, questo è qualcosa con cui non ho alcuna esperienza, ma ecco alcune cose che ho imparato su come evitare interruzioni per i lavoratori di knowlege.

Se ha un ‘team leader’, un ‘supervisore’ o una persona che non è necessariamente il suo capo ma che è in una posizione di coordinamento, può chiedere al suo responsabile di reparto se il modus operandi può essere cambiato in modo che tutti i nuovi lavori DEVANO passare attraverso il team leader. Deve essere fatto in modo tale che parlare con i membri del team sia del tutto improduttivo. Il vostro supervisore deve avere un metodo per fornirvi il suddetto lavoro senza distrarvi, ad esempio aggiungendolo a una lista su una lavagna bianca, come menzionato da Chris Lively, o a un database. Fisicamente consegnarvi un pezzo di carta non è corretto.

Per evitare che le persone interrompano per gli aggiornamenti, in passato ho rubato Scrum-ban da tipi di ‘software’ per gestire i miei compiti Funziona abbastanza bene per l'organizzazione del gruppo, chiunque al di fuori del gruppo può interpretarlo.

Non siate troppo duri con i tipi rivolti al cliente. Il pestering è il loro modo di fare le cose, ha sempre funzionato per loro perché la gente lo permette. Leggete operant conditioning e buona fortuna con le ‘esplosioni di estinzione’. Questi collegamenti riguardano principalmente ratti e cani, ma si applicano perfettamente anche agli esseri umani.

Penso che prima di tutto devi adattare il tuo atteggiamento. Non è un dramma da diva voler conoscere lo stato dei progetti che ti sono stati affidati e che sono importanti per la loro capacità di fare il loro lavoro. In questo momento sei chiaramente un blocco stradale e loro hanno il diritto di volerlo eliminare.

Quindi prima di tutto devi adattare il tuo flusso di lavoro in modo che gli stati siano dati in modo tempestivo. Avete bisogno di un modo per far sì che controllino lo stato senza disturbarvi così spesso e avete bisogno di un modo per stabilire le priorità e dovete dire alle persone quando la loro priorità è stata abbassata e qual è la nuova data prevista.

Vi disturbano perché non comunicate bene. La comunicazione è una parte importante del vostro lavoro, tanto importante, se non più importante, del lavoro di progettazione. Dire alle persone che stai lavorando a qualcosa quando chiaramente non lo stai facendo fa parte di ciò che le fa arrabbiare. Dite loro la verità - “Ci sono sei progetti davanti a voi e mi aspetto di poterli avviare mercoledì della prossima settimana”. Una e-mail quotidiana a tutti con un elenco dei progetti e lo stato e il completamento previsto è qualcosa che si dovrebbe probabilmente fare prima cosa ogni giorno.

Agenti immobiliari per la natura del loro lavoro non sono in ufficio in ogni momento, quindi è naturale che hanno bisogno di controllare con voi quando hanno qualche minuto in ufficio prima di uscire a mostrare le case. Risentirsi delle interruzioni è semplicemente controproducente. È la natura dell'attività che state sostenendo.

Se iniziate a dare loro informazioni migliori e avete qualcosa a cui possono guardare per vedere quali progetti vengono lavorati in quale ordine e le date di inizio e fine previste dei loro progetti, vi daranno meno fastidio. Ma non smetteranno mai di darvi fastidio, perché li state trattenendo e hanno bisogno di ottenere le cose che state facendo per loro. Sono vostri clienti e dovete iniziare a trattarli come tali.