Come convincere la direzione che il nostro reparto è a corto di personale

Il modo migliore che ho trovato è quello di mantenere un sano equilibrio nella vita lavorativa (la cosa che l'essere terribilmente a corto di personale causa) è mantenere un equilibrio professionale, ma ragionevole.

In generale quando arriva il momento di mettere in lunghe ore per evitare che una scadenza scivoli, considero quanto segue:

• La scadenza che scivola è colpa mia? (Se sì, ho messo le ore, periodo)
• La scadenza è dovuta a una cattiva pianificazione? (Se dico che ho bisogno di tempo fino a venerdì, e loro dicono mercoledì, non metto ore extra per rispettare scadenze non realistiche)
• La scadenza ravvicinata è dovuta a circostanze insolite? (Se lo slittamento del termine è dovuto a circostanze ben al di fuori del controllo del mio datore di lavoro, inserirò le ore)
• Le scadenze che richiedono ore extra sono la norma o l'eccezione? (Se le ore sono lunghe solo poco o in rarissime occasioni, ci metto il tempo. Se le scadenze non realistiche sono un problema regolare, non metterò il tempo supplementare.)

Il mio modo semplice di vedere le cose è ragionevole ed equo.

Il suo datore di lavoro è irragionevole? Sembra di sì, se si gioca a palla allora continueranno ad essere irragionevoli, o addirittura peggioreranno. In realtà la vostra unica scelta è quella di renderli consapevoli del problema (cosa che avete fatto) Se non cambia nulla, smettete di permettere questo comportamento e/o cercate un nuovo impiego in una società migliore. (Non abilitare questo comportamento significa semplicemente fare quanto è ragionevole, ma non fare straordinari non pagati e lunghe ore di lavoro per rispettare scadenze irragionevoli).

Il modo migliore/solo per convincere la direzione che siete entrambi a corto di personale e che hanno bisogno di fare qualcosa è smettere di permettere loro di farla franca con l'eccesso di lavoro del personale che hanno. In realtà, quello che devi fare è smettere di ucciderti per portare a termine il lavoro, perché così facendo fai solo del male a te stesso. Avete trovato un modo per portare a termine il lavoro con un terzo del personale che “dovreste” avere, e per questo motivo la direzione non vede la necessità di aggiungere altro personale.

Dite che voi ragazzi have been able to put a shoulder to the wheel and get things done, quindi ovviamente la direzione non sentirà la necessità di aggiungere altro personale. Il personale che hanno lo sta facendo. E lavorando e lavorando troppo, permettete al management di risparmiare denaro e di non assumere personale extra.

Questo cambia molto velocemente quando le cose smettono di essere fatte, perché questo crea un costo per il management. In questo momento, per loro è tutto sottosopra - stanno risparmiando un sacco di soldi, ma il lavoro che deve essere fatto è ancora da fare in qualche modo. Se si smette di isolare artificialmente la gestione dai costi del personale insufficiente, c'è la possibilità che facciano qualcosa. Altrimenti non lo faranno, perché non ne hanno davvero motivo.

Per quel che vale, questa situazione non è sostenibile, e in un modo o nell'altro andrà a finire male.

Ci sono tre modi fondamentali in cui ciò avviene.

1. 1. Le persone che hanno troveranno un nuovo lavoro, e voi sarete talmente a corto di personale che nessun “spalla al volante” riuscirà a portare a termine il lavoro. 2. Andrete tutti in burnout e la produttività crollerà, quindi il lavoro non verrà portato a termine. 3. Vedrete la luce, smetterete di abilitare questo comportamento e vi limiterete a carichi di lavoro ragionevoli.

Quest'ultimo è probabilmente l'approccio migliore per tutte le parti coinvolte, quindi vi consiglio di fare così: riducete il lavoro extra in modo che la direzione inizi a sentire le conseguenze della carenza di personale e abbia il tempo di fare gli aggiustamenti necessari, perché le altre opzioni creano un cambiamento molto più rapido nella capacità del vostro dipartimento di fare il lavoro, e questo tende ad andare male per tutte le persone coinvolte - la direzione e i dipendenti.

Non credo che la via migliore sia quella di vendicarsi di tutti e allo stesso tempo abbandonare la rabbia, come una risposta suggerisce. Sì, sarebbe bello per tutti dare le dimissioni contemporaneamente e lasciare la direzione in un attimo.

Prima di farlo, però, comunicherei chiaramente alla direzione che i vostri colleghi/dipendenti sono sovraccarichi di lavoro, e si ha la sensazione che di conseguenza potrebbero essere alla ricerca di nuovi posti di lavoro. Non fate nomi e, se ve li chiedono, rimandate a una sensazione generale di basso morale che avete percepito.

Dopo aver comunicato questo alla direzione, sentitevi liberi di schierare nuovi posti di lavoro e di dare le dimissioni (anche se, se lo faceste tutti insieme, non sembrerebbe molto professionale alla direzione). Ricordatevi che il management potrebbe svegliarsi e rendersi conto del costo in termini di tempo e denaro della formazione di un team completamente nuovo nel processo esistente. Potrebbero rendersi conto che in realtà siete sovraccarichi di lavoro, e fare dei cambiamenti.

Prendere la strada professionale che non macchierà la vostra reputazione con loro - sareste sorpresi di quanto sia facile lavorare con le stesse persone in futuro. Volete essere ricordati con affetto.

Iniziare ad obbligare la direzione ad assegnare le priorità. Fate scegliere a loro quali compiti scivolare. Avere poi la responsabilità per gli elementi critici (ma non urgenti) che non vengono eseguiti. (Backup, per esempio) e siate ragionevoli sulla quantità di tempo che lavorate. Dovreste lavorare per vivere, non vivere per lavorare. Se non siete in grado di vivere una vita ragionevole, se non potete andare ad un appuntamento dal medico, o vedere vostro figlio a teatro, o andare agli incontri del PTA, o stare con i vostri amici, o prendervi una vacanza, vi state sovraccaricando di lavoro. Quando iniziate a quantificare il lavoro e poi chiedete alla direzione di assegnare le priorità, inizieranno a rendersi conto che c'è un problema. Il problema è che l'IT è sovraccarico di lavoro. Non aiuta la linea di fondo. Quindi, qualsiasi denaro speso per questo deve essere speso da qualche altra parte. Finché il management non capirà quanto costa veramente sostenere il resto dell'azienda, non penseranno che sia importante. Un'altra cosa triste dell'IT, è che se lo si fa correttamente, si è invisibili. È solo quando cominciano ad apparire dei problemi che si viene notati. E se si è sovraccarichi di lavoro, appariranno. Per i dirigenti questo indica che non state facendo bene il vostro lavoro, il vostro compito è quello di prevenire i problemi. Per questo è necessario che la direzione stabilisca le priorità. (Con un'adeguata conoscenza dei costi e dei benefici)

Quindi suddividete ciò che fate in compiti. Scrivete ognuno di essi come un elemento separato e scrivete perché è importante, cosa potrebbe succedere se non viene fatto, e quanto tempo ci vorrà per completarlo (Siate generosi con il tempo perché lo sottovaluterete) Poi stabilite i compiti per il management per stabilire le priorità. Quello che ho scoperto, quando ho superato i compiti, è che mi lascio sfuggire gli elementi non critici e faccio il minimo indispensabile per far funzionare le cose. Tuttavia, questo è come far funzionare un'auto senza metterci la manutenzione (come cambiare l'olio, o sostituire le spazzole dei tergicristalli.) Alla fine si rompe e anche se non lo fa, l'auto raccoglie la spazzatura e l'usura che richiede molto più tempo per essere riparata che fare la corretta manutenzione quando è stata necessaria.

E, se non altro, avere tutto il lavoro definito vi aiuterà con il vostro curriculum.

Una volta mi sono trovata in una situazione in cui il top management non ha ottenuto il punto fino a quando tutto il mio studio, compreso me stessa come responsabile dello studio, non ha allineato le nostre offerte di lavoro e ha sincronizzato le nostre dimissioni in modo che tutti noi le abbiamo consegnate in oltre 24 ore.

Il vostro management sa cosa sta succedendo. Hanno fatto i loro calcoli. Sono grandi ragazzi e grandi ragazze che sanno quello che fanno. C'è un prezzo da pagare per la decisione che hanno preso. Lasciate che paghino questo prezzo. Pagare il prezzo potrebbe essere l'unica cosa che li porterà a questo.

Vi suggerisco di tenere la mamma al vostro management per quanto riguarda la ricerca di lavoro dei vostri colleghi. Non vi comprerete alcuna buona volontà con i vostri colleghi se vuoterete il sacco e non è che la vostra statura con la dirigenza sia destinata ad aumentare.

Dal punto di vista dei (cattivi) manager non ci sono problemi. Tre persone che svolgono il lavoro di 8 persone + lavoro straordinario non retribuito = massimo profitto. Tu e i tuoi colleghi state permettendo questo tipo di comportamento e vi state approfittando di voi. Temporaneamente (diciamo 1-2 mesi) assumendo un po’ più di lavoro perché un sostituto deve essere assunto è ok, ma questo tipo di carenza di personale è molto più di questo. Hai detto al tuo capo che questo è semplicemente inaccettabile e che vuoi che smetta?

Se la situazione non migliora dopo che hai aumentato lentamente il personale, non c'è nient'altro da fare che smettere di fare gli straordinari. Da quel momento in poi, tenete il vostro capo informato che i progetti non saranno fatti in tempo per mancanza di risorse (persone). Poi può succedere una di queste cose:

• Il manager vi farà pressione per continuare a fare gli straordinari e fare le cose. Se non ti conformi, questo significherebbe probabilmente il tuo licenziamento (che potrebbe essere o meno legale a seconda di dove vivi).
• Il manager ti ignora, i clienti non ottengono ciò che vogliono in tempo, e l'azienda probabilmente fallirà nel giro di pochi mesi.
• Il manager finalmente capisce il tuo punto di vista, e assume più persone.

Ho elencato le opzioni nell'ordine che credo sia più probabile visti i dettagli nella tua domanda.

È probabile che la soluzione più efficace per risolvere questo problema sia quella di cercare lavoro altrove. Si prega di vedere il mio ragionamento qui sotto.

Sulla base della mia esperienza e delle mie osservazioni ci sono probabilmente 3 ragioni per i problemi dei vostri dipartimenti:

1. Il management non è abbastanza competente per sapere come determinare efficacemente quando hanno bisogno di più personale (l'ho visto nella maggior parte delle grandi aziende per cui ho lavorato e tende a portare ad alcune assunzioni altamente retribuite in nuove posizioni “strategiche” che forniscono poco valore nel tempo, mentre quelli in trincea non vedono alcun sollievo).

2. Il management sa di aver bisogno di più personale, ma c'è o: non ci sono fondi adeguati per il personale del vostro dipartimento O semplicemente non ci sono abbastanza soldi nell'azienda per assumere il personale del vostro dipartimento in modo adeguato (quando la vostra azienda non è in una situazione di alta crescita).

3. Nello scenario 1 o 2 non ci sono modi realistici per influenzare o risolvere il problema… il personale in modo appropriato non è considerato una priorità o l'azienda ha problemi di soldi.

Nell'ultimo scenario, dovreste sicuramente menzionarlo al management… confermando la vostra opinione con le osservazioni che avete fatto, compreso il modo in cui l'aggiunta di più personale fornirà valore all'azienda. Nell'unica startup da cui sono stato assunto, i suggerimenti sono stati apprezzati da tutti i dipendenti e spesso hanno agito di conseguenza.

Qual è esattamente il problema? Avere molto lavoro da fare non è di per sé un problema. Finché si fa la quantità di lavoro che si può fare per il tempo che ti pagano, non c'è niente di sbagliato. Cosa importa se si potrebbe fare molto più lavoro se ci fossero più risorse disponibili per farlo? L'unico problema potenziale di ciò che descrivete è se state facendo molto lavoro extra per il quale non siete pagati. Tuttavia, se questo è il caso, allora è proprio la vostra colpa. Andare oltre ogni tanto quando l'azienda ha un particolare bisogno è una buona cosa, che di solito viene ricompensata in altri modi. Tuttavia, questo è sempre a vostra discrezione, e non è una buona idea da fare su base continuativa.

Non avete detto che la direzione insiste nel farvi restare fino a tardi per fare del lavoro extra, quindi, ancora una volta, qual è esattamente il problema qui? È compito del management decidere quante risorse saranno applicate ad ogni compito, e quindi è compito della direzione decidere quanto velocemente vengono svolte. Potete chiedere, potete consigliare, ma alla fine non è una vostra decisione.

Finché verrete pagati per quello che state facendo, non c'è niente di sbagliato. Se la direzione vi sta spingendo a fare del tempo in più, rifiutate semplicemente di farlo. Stanno ancora ricevendo quello per cui pagano.