Come comunicare che sei la persona che chiedono

Penso che la ragione principale della confusione non sia il saluto iniziale, ma il “Sì? Non è chiaro se intendi dire "Sì, vai avanti” o “Sì, vado a prenderlo per te”, ed è per questo che ti viene un'esitazione di una frazione di secondo mentre cercano di capire cosa intendevi.

Il modo normale di rispondere quando ti chiedono di parlare con te è quello di dire “Parlando”.

Questo può essere breve:

“Posso parlare con John Smith, per favore?” “Parlando”. “Ah, ciao John. Può aiutarmi con…?”

O più a lungo:

“Posso parlare con John Smith, per favore?” “Parla John Smith. Come posso aiutarla?” “In realtà stavo cercando informazioni su…”

Potreste anche sostituire in

Qui è John Smith.

o

Avete chiamato John Smith.

invece del “Parla John Smith”. “

Come rispondere al telefono in modo professionale

Per quanto riguarda la vostra attuale domanda, un modo comune di rispondere al telefono in un ambiente professionale sarebbe:

Buongiorno/pomeriggio. ABC Systems, parla John. Come posso aiutarla?

A volte si dice

Buongiorno/pomeriggio. ABC Systems.

e anche questo è accettabile, ma secondo me il "Come posso aiutare?” suona più vicino al cliente.

Se siete una società più grande con molte filiali potreste anche aggiungere la sede:

Buon pomeriggio. ABC Systems Edimburgo. Come posso aiutarvi?

Potreste sostituire Ciao invece di “Buongiorno” se vi sentite più a vostro agio; la cosa più importante è che il suono sia confortevole e amichevole.

Tenete presente che anche se dite “John che parla” o “John Smith che parla”, potrebbero non cogliere il vostro nome e chiederanno comunque di parlare con John Smith. Allora basta seguire i consigli della mia prima sezione.

Rispondere al telefono su una linea diretta

Dal fatto che hai detto che la gente chiedeva di te per nome ho pensato che rispondessi ai telefoni principali. In questo caso, sei il volto dell'azienda e devi essere più formale e accomodante.

Se però rispondi solo a una linea diretta a te, puoi rispondere in modo un po’ diverso.

Per una chiamata esterna, userei comunque il nome dell'azienda e il tuo nome - è un modo per far sapere al chiamante che ha raggiunto il posto giusto (o quello sbagliato!). Se preferisci, puoi lasciar perdere l'ora del saluto e il “Come posso aiutarti? Come dicevo, questi sono più per quando si è il "volto dell'azienda”.

Quindi, invece:

ABC Systems, parla John.

o anche semplicemente

Pronto, sono John.

Per una chiamata interna (che di solito hanno un suono di squillo diverso - chiedete a qualcuno se non conoscete la differenza tra i diversi toni del telefono), ovviamente non usereste il nome dell'azienda. “Pronto?” andrebbe bene anche per una chiamata interna, soprattutto in una piccola azienda.

Qualche altro consiglio

Molto di questo varia a seconda dell'ambiente di lavoro, della vostra azienda e del tipo di persone che vi chiamano. Dovrete giudicare con giudizio la quantità di un saluto da usare.

Se non siete ancora sicuri, vi consiglio:

• Ascoltare come le altre persone della vostra azienda rispondono al telefono e il livello di formalità che usano. Questo vi aiuta a determinare quale sia la cultura aziendale e cosa sia appropriato. Non c'è bisogno di dire esattamente le stesse cose che dicono loro, ma dovrebbe darvi una guida approssimativa se non siete sicuri.
• Ascoltare come i clienti vi salutano al telefono. Se si tratta per lo più di persone che avete incontrato di persona, saranno probabilmente più familiari degli sconosciuti con cui non avete mai parlato prima. Se la maggior parte dei vostri interlocutori sono l'uno o l'altro, potete adattare il vostro telefono di conseguenza.

Come ho detto nella sezione di apertura, penso che il problema sia il “Sì?” e non il “Pronto?”, quindi se volete continuare con il “Pronto” e cambiare semplicemente il modo in cui comunicate che siete la persona che hanno chiesto, probabilmente andrebbe bene.

Rispondo quasi sempre al telefono dicendo “Ciao, sono Joe”, oppure “Sono Joe”.

Sembra assicurare alla persona che mi chiama che stia effettivamente parlando con chi crede di essere.

Conosco persone che dicono cose come “Company ABC Telecommunications Department, parla Steve”, il che va bene, ma per me sembra un po’ troppo formale. Se sei un rappresentante dei clienti o qualcuno che si interfaccia con i clienti dell'azienda, allora probabilmente è meglio essere più formali.

Tendo ad essere concisa:

Se la maggior parte delle chiamate proviene dall'esterno, direi

“ABC Systems”

Di solito non aggiungo “buongiorno” o “buon pomeriggio” perché ho una deplorevole tendenza a perdere la cognizione del tempo quando sto lavorando a qualcosa che richiede la mia piena attenzione.

Immagino che tu non abbia riconosciuto il tuo nome “Carel Nel” perché eri stressato e la ragione per cui eri stressato è che eri preoccupato su cosa dire dopo - Se devo pensare consapevolmente a quale sia il mio nome, la data di nascita, l'età, l'indirizzo, la mia mente va semplicemente in bianco :)

Devi assolutamente inventarti un saluto professionale con cui ti senti a tuo agio e che faccia il lavoro per te, che è quello di reindirizzare le chiamate erranti lontano da te. Suggerisco “ABC Systems” perché è lì che lavorate, e dovreste essere in grado di dire dove lavorate senza pensarci troppo e senza stressare troppo :) Dopo il saluto iniziale, lasciate che sia l'altra parte a parlare e prendete l'iniziativa - dopo tutto, loro sanno quello che vogliono e voi no - e seguite il flusso :)

Ancora una volta (e lo sapete già) - questa non è la vostra casa ma il vostro luogo di lavoro. Puoi salutare le persone a casa come vuoi, ma al lavoro sei la voce dell'azienda quando rispondi a una chiamata. Da qui la necessità che il vostro saluto sia professionale e rappresentativo dell'azienda. Non dovete giocare a fare i receptionist se, dopo il saluto, potete riferire tutte le chiamate in arrivo, tranne quelle ovviamente sbagliate, ai receptionist, che sono addestrati a rispondere alle chiamate in arrivo e a indirizzarle in modo appropriato. Voi non siete addestrati e se vi può consolare, non lo sono nemmeno io - Per dirla con le parole del mio attore preferito Clint Eastwood: “…Un uomo deve conoscere i suoi limiti…” :)

Rispondo sempre al telefono dicendo il mio nome, tipo: “Pronto, sono John Smith” o “Pronto, parla John Smith”. Se sto usando un telefono con l'identificativo del chiamante ed è qualcuno che conosco che chiama, spesso mi limiterò a dare il mio nome di battesimo.

Se la persona non ha afferrato il mio nome e chiede di me, ripeto il mio nome. Ho avuto molte conversazioni di questo tipo:

“Pronto, parla John Smith”.

“Posso parlare con John Smith, per favore?”

“Sì, parla John Smith”.

Raramente ricevo chiamate dai clienti, ma se sto rispondendo a un telefono di lavoro e so che è una chiamata esterna o potrebbe essere una chiamata esterna, dirò: “XYZ Company, parla John Smith”. “

Alcune aziende hanno lunghi script che si aspettano che qualcuno segua quando risponde al telefono, come: "Ciao, XYZ Company, la tua fonte per tutti i migliori widget e foobars, aperta 24 ore al giorno, sette giorni alla settimana, con servizio in tutta l'area metropolitana. Questa chiamata può essere registrata a scopo di formazione. Mi chiamo John Smith e sarò lieto di servirvi in ogni modo possibile. Qual è lo scopo della sua chiamata oggi? Personalmente questi mi infastidiscono quando devo ascoltarli. Ho avuto alcune volte che la compagnia mi ha dato un copione del genere, e l'ho sempre ignorato e non interessa a nessuno. Ma sono sicuro che ci sono lavori in cui si potrebbe essere licenziati per non aver seguito il copione.

Personalmente, penso che tu stia _superando il problema. Siate educati e cordiali. Per esempio:

Io: “Pronto”

Chiamante: “Buongiorno, posso parlare con Carel Nel?”

Io: “Parlando. Chi parla?”

Chi chiama: “Identifica se stesso”. Inizia la conversazione.

O se stai iniziando la conversazione:

Me: “Pronto”/“Hiya/Hi”, è questo [qualche nome a caso]?

Them: “È, sì” o qualche equivalente

Me: “Ciao, come stai - sono Carel Nel, chiamo da tale e tale” o se interno: “Qui è Carel Nel round in” tale e tale reparto.

Ricordate - è il vostro tono e l'intonazione che sarà molto importante. Non sono favorevole a dire “yo” o “whassup”, ma se rispondete al telefono dicendo “Ciao”, “Carel Nel”, “Carel Nel che parla” o qualche altro saluto simile andrà bene. Entrambi volete arrivare al lavoro e come colleghi sviluppatori di software so quanto il lavoro possa essere impegnativo. Non rendete la cosa imbarazzante o difficile, identificatevi e lasciate che la conversazione abbia inizio.

Una cosa che ** direi** però - anche se altri l'hanno suggerita, e questa è un'opinione puramente personale, io disprezzo qualcosa del genere “Ciao, sono Carel Nel, come posso aiutarti oggi?”.

Forse è perché lavoro nel settore delle telecomunicazioni e ho avuto una grande esperienza nel trattare con i call center, ma a me sembra meccanico e robotico. Forse è per la mia irlandesia e per il fatto che voglio che venga fuori un po’ di personalità, ma nonostante questo approccio! Invece, basta dire “ciao”, non abbiate paura di essere voi stessi, rimanete sempre professionali e andrà tutto bene.

Punto veloce: Molti televenditori chiederanno “Posso parlare con John Smith” anche se lei ha risposto al telefono con “Pronto, sono John Smith”… perché il loro autodialer non mette un umano in linea finché non è ragionevolmente sicuro che non sprecherà il suo tempo con una segreteria telefonica. Se sento un clic seguito da “Posso parlare con…”, presumo che sia un televenditore e rispondo con “Posso chiedere chi sta chiamando” - avrebbero comunque dovuto identificarsi prima di chiedere di parlare con me. Questo mi dà la possibilità di scoprire chi sono prima di confermare la mia identità, e riattaccare.

(In realtà, sono stato tentato di programmare una segreteria telefonica che automatizzi questa sequenza, poiché è uno schema abbastanza affidabile da poter essere trasformato in un filtro di successo).