Come procedere quando il capo remoto non risponde alle e-mail?

Quando ti manca una risposta dal tuo capo, la cosa peggiore che puoi fare è ** esattamente quello che hai fatto l'ultima volta**. Dicono che la pazzia è ripetere la stessa azione e aspettarsi risultati diversi. Quindi non inviate la stessa email o inoltratela con un'introduzione senza senso come “hai ancora bisogno di una risposta su questo” o “qualsiasi aggiornamento?”

Dovete capire (chiedendo, o osservando) perché il vostro capo non risponde alle vostre email e poi risolvere il problema. Potrebbe essere una di queste:

• il tuo capo odia scrivere a macchina e pensa che sarebbe più veloce parlare (ma poi non ci arriva)
• il tuo capo non vuole che la risposta sia “ufficiale” con l'email
• il tuo capo non vede l'urgenza o la necessità di una risposta
• il tuo capo non vede nessuna domanda o qualsiasi cosa che richieda una risposta
• avevi diverse domande nell'email e il capo ha risposto a una o più (ma non a tutte). Il capo pensa che l'email sia “trattata” mentre tu sei ancora in attesa di una risposta.
• avevi diverse domande nell'email e mentre il capo potrebbe rispondere a una o più di esse, almeno una non è - così - raggiungibile e il capo sta ritardando la risposta all'email fino a quando non si può scrivere una risposta all'intera email.
• il tuo capo spera, non rispondendo, che tu smetta di chiedere senza essere rifiutato
• il tuo capo ha cose da fare che sono veramente più importanti della tua roba
• il tuo capo ha cose da fare che sembrano più importanti della tua roba, perché non gli hai spiegato perché la tua roba è importante
• il tuo capo è occupato a fallire in questo lavoro e non risponde alle email di nessuno, e se ne andrà presto come risultato

Quindi, prima di tutto, guarda la tua email. Una buona inizia con una sola frase che riassume tutto:

Prenoterò martedì prossimo dal 2 al 10 settembre, a meno che non mi diciate che non è possibile.

Non posso procedere con il progetto Smith finché non mi dite se includiamo o meno l'opzione file.

Ho bisogno di un breve incontro con te e Tony per risolvere alcuni problemi di progettazione e non posso procedere fino a quando non saranno risolti.

Dopo di che, esponete i retroscena di cui il capo potrebbe aver bisogno, e chiudete con una chiara chiamata all'azione. Dovrebbe anche rispettare (o chiedere) lo stile di comunicazione che questo capo vuole - un incontro formale? un giorno o l'altro, un incontro formale? una catena di email a quattro vie? - ognuno ha le proprie preferenze e la maggior parte di essi deve lavorare con le preferenze della persona più importante nella conversazione.

Quando possibile, impostate le impostazioni predefinite e dite al vostro capo quali sono. In questo modo, se non si ottiene una risposta, si può procedere. Se fate l'impostazione predefinita “Non prenoto le mie vacanze”, allora un capo che non vuole che andiate in vacanza non ha bisogno di dire di no, deve solo stare tranquillo. Se fate il default “Prenoto le mie vacanze”, se non vi rispondete, andate avanti e prenotate. Questo significa che il capo deve rispondere, altrimenti si fa a modo suo. (Non esagerare con questo. Dichiarare che lavorerete da casa, che d'ora in poi lavorerete 30 ore alla settimana per la stessa paga, o che d'ora in poi volerete in prima classe ovunque andrete, vi creerà probabilmente molti problemi. Ma per richieste sensate, stabilite un'impostazione predefinita che vi piacerà e che riduca al minimo lo sforzo per il vostro capo di darvi quello che volete). Tu e Tony non siete d'accordo su come fare qualcosa? Potreste fare il default che farete a modo vostro, o che smetterete di lavorarci fino a quando non verrà presa una decisione. Se l'impostazione predefinita è che lo farete a modo di Tony, perché il capo dovrebbe essere coinvolto?

**Le email intelligenti ricevono risposte. Se non puoi assolutamente andare avanti senza una risposta, e l'hai detto chiaramente ma non hai ancora ricevuto risposta, quando invii di nuovo l'e-mail puoi ribadire questo punto.

Ho smesso di lavorare sulla sezione dei rapporti giovedì e ho fatto altre cose, ma domani non avrò più compiti su questo progetto. A quel punto il programma inizierà a scivolare. Oggi vorrei davvero risolvere questi problemi di progettazione. I dettagli nella mia e-mail della settimana scorsa, qui sotto. Possiamo incontrarci questo pomeriggio per 30 minuti? Tony dovrebbe esserci anche Tony.

Ora non stai facendo la stessa cosa - stai aggiungendo dettagli, stai fornendo conseguenze alla mancata risposta, e sei super chiaro su ciò di cui hai bisogno e perché ne hai bisogno.

Nel mio ultimo lavoro, ho ereditato un rapporto tra la mia azienda e un gran numero di outsourcer ucraini che soffrivano di questo problema. Il nostro personale esponeva un messaggio generale di ciò che volevamo fare in un'e-mail o in un biglietto. Gli ucraini lo leggevano e facevano domande. Alcune di queste domande ricevevano risposte, altre rimanevano senza risposta, altre ancora ricevevano risposte ambigue dai membri del personale che ne discutevano. Gli outsourcer, avendo una buona iniziativa, alla fine rinunciavano alle domande e mettevano in atto qualcosa che poi i membri del team si lamentavano perché “non era quello che volevano”. Quando sono arrivato, il mio capo mi ha detto: “Guarda questi ragazzi, non stanno consegnando, penso che forse dobbiamo solo sbarazzarci di loro, dipende da te”. Una volta indagato ho risposto: “Non c'è niente di sbagliato qui che non sia colpa nostra”. Poi ho lavorato per dare una svolta a questo rapporto attraverso la comunicazione ed è stato un grande successo. Ma molte persone non sanno come gestire un rapporto di outsourcing di questo tipo.

Ecco alcuni motivi per cui forse non otterrete una risposta, spero che vi forniscano un'idea di ciò che un'azienda tecnologica americana può fare internamente che vi sembra strano.

1. 1. Il manager potrebbe essere semplicemente sopraffatto dalla posta elettronica. So di essere arrivato al punto in quella posizione (gestire 4 team, 30 outsourcer al di sopra dello staff americano, una posizione critica con punti di contatto per il supporto e le vendite) dove ricevevo circa 300 email al giorno (senza contare le cose automatizzate come gli aggiornamenti dei biglietti e gli avvisi, poi erano più tipo 800), e se un rapido sguardo a una email mi indicava che la cosa giusta sarebbe probabilmente accaduta senza il mio intervento - potrebbe non ricevere risposta. A volte la prioritizzazione deve essere spietata. Potrebbe anche non vederlo, o potrebbe vederlo e pensare “lo capirà” ed è sotto tiro per fare qualcos'altro proprio in quel momento. Oppure, deve andare a prendere altre informazioni o il permesso da qualche altra parte, causando un ritardo (e quando c'è un ritardo del genere si corre il rischio che la catena si spezzi da qualche parte e che l'e-mail venga dimenticata). Il manager potrebbe pensare di aver già dato una risposta - in un'altra email, o a un suo compagno di squadra, o verbalmente alla chiamata di emergenza quella mattina, o al suo management - e presume che la questione sia risolta. So che quando sentivo che non si poteva rispondere a una domanda con un sì/no, ma che era necessario discuterne la cornice, soprattutto con qualcuno che non conosceva molto bene l'inglese, a volte parlavo con il manager dell'outsourcer o con il responsabile tecnico e lo facevo parlare con la persona. Oppure loro mi facevano una domanda troppo tecnica e io indicavo un responsabile tecnico locale e dicevo “Tu! Segui Anton e rispondi a questa domanda”. Come manager, una volta che hai passato “la palla” a qualcuno, è facile vedere la tua targa come liberata da quel problema anche quando questo potrebbe non essere proprio il caso.

2. Potrebbero cercare di farvi mostrare iniziativa. È difficile essere un outsourcer - alcune aziende vogliono trattarti come uno schiavo sul campo e non dovresti fare nulla che qualcuno non ti abbia esplicitamente chiesto di fare e scrivere una grande specifica. Altri vogliono che tu lavori al fianco dei loro ingegneri americani e che tu sia libero di innovare e pieno di iniziativa e tutto il resto. Noi eravamo uno di questi ultimi, e abbiamo dovuto lavorare molto con gli ingegneri e il loro management per dire “ehi, per favore non dire loro cosa fare e non assegnare compiti”. Vogliamo che togliano i compiti dalla mischia di loro spontanea volontà e vogliamo far leva sulla loro intelligenza lasciando che siano loro a prendere decisioni". Così abbiamo cercato di scoraggiare le domande “Mamma mia” nell'interesse dell'empowerment.

3. Puro problema di comunicazione - non la chiamerò nemmeno barriera linguistica, perché è successo anche tra me e i miei capi locali. Fanno la cresta a un'e-mail e danno per scontato che sia solo io a dir loro cosa sta succedendo. Oppure l'e-mail era indirizzata a più persone e non danno per scontato che la risposta debba provenire da loro. A meno che non ci sia una grande linea rossa lampeggiante che dice “RISPONDI RICHIESTO DA TE - SÌ, MR. SMITH”, potrebbero semplicemente trascurare la chiamata all'azione nell'e-mail. Supponiamo che per ogni livello superiore del management sopra di voi il loro livello di lettura sia regredito a un livello molto più basso - scuola media per i manager di prima linea, scuola elementare per i manager superiori, scuola materna per un CEO. Triste ma vero. Ricordate anche che stanno lavorando a un livello più alto - se si mette una domanda come dire un commento su un biglietto, qualcosa che tutti i tecnici vedrebbero, il manager potrebbe non essere così alla moda nell'esecuzione tattica e non vederlo. (So che a volte la gente direbbe: “Ho messo un commento JIRA per chiedere i vostri pensieri” e io direi: “Filtro tutto questo in una cartella perché ricevo centinaia di aggiornamenti dei biglietti al giorno, contattatemi in particolare se avete bisogno di qualcosa”)

Modi per cercare di mitigarlo.

1. **1. Chiedere quando è il caso. 2. Comprendere il grado di iniziativa e il processo decisionale individuale che si aspettano da voi, dato che la loro società cultura, poi eseguire sotto quella linea e non fare domande se non ne hai davvero bisogno. Inoltre, chiedete ai responsabili tecnici locali, ai responsabili tecnici americani, eccetera, alle vostre domande di gestione locale che probabilmente dovrebbero essere rivolte a loro. Nel caso B contro A che cita, io personalmente darei una guida “Fai la cosa giusta, e manda un'email dicendo ‘sto facendo prima B perché è un prerequisito per A e A sarà fatto in tempo’ senza farla come una domanda”. Se non vogliono che tu faccia questo cambiamento, parleranno, e tu hai rimosso un blocco per te stesso e un compito per loro (risposta obbligatoria). È una vittoria per tutti dal punto di vista di un manager.

2. Usa la comunicazione non via e-mail. Usa la chat, il telefono, ecc. per seguire - so che è un po’ intimidatorio a causa del fuso orario e della barriera linguistica, ma una telefonata può andare a segno in una partita di tennis via e-mail che dura una settimana. L'e-mail è in realtà un metodo di comunicazione terribile per ottenere risposte univoche e tempestive alle domande, nonostante la sua convenienza. Se avete chiamate o standups regolari, fate le vostre domande come bloccanti. Se non ne avete, suggerite di averne una! Uno standup 9 AM CT Webex/G+ funziona bene per la maggior parte delle squadre americane/ucraine (eccetto a volte West Coasters).

3. **3. Utilizzate una chiara comunicazione via e-mail. 4. Fate domande e fate chiarezza nelle e-mail - la domanda e chi vi aspettate che risponda dovrebbe essere in primo piano. Mettete una domanda in un'e-mail - se ne mettete più di una, o se le domande sono incorporate in altri testi esplicativi, è probabile che vengano trascurate. Se dovete inserire più pensieri in un'e-mail, usate i punti elenco. Usate i colori/grassetto per far risaltare le domande o i nomi delle persone con i to-dos. Usate linee dell'oggetto che siano chiare, una [RISPOSTA RICHIESTA DI RISPOSTA] o un altro designatore simile nell'oggetto attirerà l'attenzione. Rendete le risposte facili per il manager e avrete più probabilità di ottenere una risposta immediata. Seguite le domande senza risposta (ogni 24 ore va bene); non è scortese farlo.

Ecco un esempio di email che un manager probabilmente non vedrà / non russerà (estratto dal mio archivio email).

A: 12 membri del team, incluso il manager A

Oggetto: Re: Avviso di ricerca: Più di 0 risultati trovati per “Dev NPE o OOM

Ho notato un problema di questo messaggio nei log:

BIG MESSAGE LOG MULTILINE LOG

e penso che significhi che i server delle applicazioni si riavviano ogni quattro ore, forse c'è un bug o qualcosa del genere. Penso che potrebbe essere una perdita di memoria, l'ultima volta che abbiamo visto questo su quest'altra app era blah blah blah per favore non leggere più questo… Forse dovremmo guardare questo invece di qualche altro lavoro pianificato.

Engineer X

Dal punto di vista del manager è a) non solo per me, b) ha qualche argomento arcano che probabilmente è la tecnica che parla di qualcosa. 50% di possibilità di non leggere l'email. Se ho 5 secondi di tempo libero leggo l'email e, se riesco a leggere i dettagli, non vedo una domanda chiara e certamente non indirizzata a me, e vado avanti. Ora diamo un'occhiata a un'e-mail che probabilmente mi farà leggere e rispondere.

A: Manager A

Cc: Il Team

Oggetto: [RISPOSTA RICHIESTA] Interrompere il lavoro per indirizzare i riavvii degli app server

Ho scoperto che gli app server si bloccano e si riavviano circa ogni quattro ore dai nostri avvisi di log. Si tratta di un problema grave che colpisce i clienti a intermittenza.

Manager A , propongo di interrompere il lavoro sui miei compiti di sprint per affrontare questo come un incidente urgente. Ho parlato con l'ingegner Y e lui è d'accordo che è la giusta linea d'azione, quindi entrambi pianifichiamo di lavorare immediatamente su questo problema. È accettabile?

Ingegnere X

Prima di accendermi, avete controllato per confermare i dettagli tecnici con qualcun altro prima di accendermi. La [RISPOSTA RICHIESTA] e la chiara linea dell'argomento mi attirano, il nome in grassetto e la chiamata all'azione mi fanno sapere cosa mi viene richiesto. E, c'è una linea d'azione predefinita descritta, quindi se non sono ancora in grado di rispondere per qualche motivo (colto in manager fuori sede dove ti urlano contro se stai inviando un'e-mail!) so cosa sta per succedere.

A: Ingegnere X

Cc: Team

Oggetto: Re: [RISPOSTA RICHIESTA] Interrompere il lavoro per affrontare il riavvio del server delle applicazioni

andare come si propone

(o) avere l'Ingegnere Y lavorare su questo, si finisce il tuo compito sprint

(o) non capisco, facciamo una telefonata per discutere di

(o) no, l'Ingegnere Z me ne ha parlato e va avanti da mesi, finisci quello che stai facendo e lo riceveremo nel prossimo sprint

Inviato dal mio iPhone

Spero che questo aiuti un po’. Non tutti i manager sono abituati a lavorare con gli outsourcer, e anche quelli che sono vittime della pressione del tempo e delle aspettative. Di certo non ha nessun problema personale con voi, solo uno (o più) di questi fattori gli sta facendo sì che a volte non risponda.

P.S. Slava Ukraini!

Quindi vorrei chiedere ai cittadini americani di consigliarmi come interpretare tale comportamento o, ancora meglio, di consigliarmi quali azioni intraprendere.

Non conosco nulla in generale nella “cultura aziendale americana” che possa guidare un manager di personale estero a ignorare intenzionalmente una e-mail e a rispondere a un'altra, a meno che non ci sia molto di più di quello che hai scritto.

Molto probabilmente stai analizzando troppo questo, ed è solo il caso di un manager impegnato che non risponde a un'e-mail. È anche possibile che il vostro manager stia lavorando per cambiare il programma e che stia solo aspettando una risposta fino a quando il cambiamento non sarà completato.

Se non avete nessuno a livello locale che possa aiutarvi, inviate di nuovo l'email e indicate che avete bisogno di aiuto per procedere.

Se non avete ricevuto una risposta entro un giorno o giù di lì, chiamate.

Cercate di non attribuire alcune risposte mancate a un comportamento sinistro.

Certo, come manager americano, il mio primo pensiero è stato: “Mi chiedo se quel povero manager è così deliziato dalla posta elettronica come lo sono io”. Posso dedurlo basandomi sul mio stato spesso sopraffatto, ma posso scommettere che si può fare una piccola ricerca:

• Fatevi un'idea di quante email gli manda lo staff locale e moltiplicatevi di conseguenza per qualsiasi altro staff remoto - immaginate che coloro che hanno un fuso orario gravemente sfalsato hanno più probabilità di inviare email di quelli che si trovano in contatto con il manager

• Controllate il suo calendario per la sua normale giornata di lavoro - anche se non l'ha condiviso, potete provare a prenotare un incontro con lui per vedere il suo tempo libero/occupato.

Se questo ragazzo riceve 100 o più email significative (scritte a lui, per il suo feedback) e/o ha prenotato più di 6 ore la maggior parte dei giorni - è semplicemente sopraffatto.

La mia scommessa è che tra il sovraccarico di essere un manager occupato e il ritardo imposto dalla comunicazione ucraina/USA - sta semplicemente facendo del suo meglio per rispondere alle email dove sente di poter avere il massimo impatto, e ignorando ciò che non può fare in un giorno. Purtroppo, potrebbe anche dire a se stesso “Me ne occuperò domani” - con il problema che domani è ugualmente occupato.

Cose che potete fare:

• Trovatene uno in una sola volta per parlare con il ragazzo - anche se siete supervisori. Chiedete se ci sono alcune aree in cui potete prendere ulteriori iniziative senza dover inviare e-mail.

• Quando una decisione è ovvia ed è necessaria un'azione, va bene inviare un'e-mail con un timer - “Se non avrò tue notizie entro domani, presumerò che sia tutto a posto e farò la XYZ di conseguenza” - in questo caso sarebbe fattibile - sai l'ordine che devi prendere per portare a termine il lavoro, non stai mettendo a repentaglio il programma, stai solo risolvendo un problema in modo ragionevole - dire “Inizierò B e finirò A quando B avrà finito” è abbastanza ragionevole. Poi ha le informazioni, ma non deve rispondere perché tu agisca.

• Tieni le email brevi e dolci. Quando un'azione è davvero necessaria, rendete l'azione chiara e mantenete i dettagli il più breve possibile.

Gli americani possono essere concisi fino alla franchezza agli occhi di altre culture, e spesso abbiamo meno formalità nel modo in cui facciamo affari - compreso il fatto di vedere i membri del nostro team che ci riferiscono come quasi nostri pari. Quindi, qualsiasi buffering o cura in termini di disposizione di un modo piacevole di dire le cose non è così importante come arrivare al punto.

Per la maggior parte delle richieste minori non rispondere a una e-mail è semplicemente fastidioso, e io rinvierei l'e-mail per poi seguire un giorno dopo con una telefonata. Il vantaggio della telefonata è che una volta che il vostro capo prende il telefono non può “dimenticare” di rispondere alla vostra domanda. Si ottengono anche un po’ più di informazioni dai loro modi e dal tono di voce sul perché sono riluttanti a rispondere.

(modifica) Sembra che spesso non ci si senta a proprio agio ad accettare suggerimenti piuttosto che una risposta diretta. Quello che faccio lì è spingere per una risposta esplicita un paio di volte, poi lasciar perdere quando posso. Per le cose minori spesso dirò “sembra che ti stia bene, quindi andrò avanti”, mettendo l'altra persona nella posizione di dover essere esplicitamente in disaccordo con me se non vuole che io faccia qualsiasi cosa. Ma devi scegliere le tue battaglie su questo, e stare un po’ attento a non spingerti troppo oltre i loro confini.

Le cose a cui stare davvero attenti sono quelle in cui il tuo capo sta cercando di darti un margine di manovra che ufficialmente non c'è. Se vi chiedete “posso iniziare presto e finire presto la maggior parte dei giorni” quando la vostra azienda ha una politica di 9-5, allora il vostro capo potrebbe dire “oh, basta che facciate il vostro lavoro e non diate fastidio alla gente, sapete”. Ciò significa che “se devo rispondere devo dire di no, ma penso che sia una regola stupida, quindi eviterò di farla rispettare a meno che non mi costringiate a farlo”. (/edit)

Con richieste di permesso è una cosa più formale. Non si può prendere il congedo se non si ottiene una risposta. Quindi è perfettamente ragionevole contattare le Risorse Umane (o chi si occupa delle ferie se non hai le Risorse Umane) se non ricevi una risposta alla tua seconda e-mail. Certo, stai facendo un'escalation, ma è la cosa giusta da fare.

La prima volta che passi davanti al tuo capo ti suggerisco di fare qualcosa di importante, come una richiesta di congedo (piuttosto che, diciamo, una nuova spillatrice), in modo che sia davvero ovvio che hai bisogno di una risposta.

Diventa complicato se non c'è un dipartimento delle Risorse Umane e nessuno con cui parlare del tuo congedo. In questo caso devi passare sopra la testa del tuo capo al suo capo diretto, e normalmente non è una cosa buona da fare. Quindi è necessario che sia organizzato e documentato. Qual è il problema, cosa avete fatto per risolverlo, cosa volete che faccia il capo del vostro capo?

Ci sono due questioni correlate che volete presentare, prima il problema generale:

• Problema: il mio capo ignora le mie richieste di ferie e risorse.
• le mie azioni: esempio di email di richiesta di ferie, esempio di email di richiesta di risorse. Ciascuna inviata due volte, seguita da una telefonata. Nessun risultato utile in entrambi i casi.
• Risultato desiderato: procedura da seguire quando una richiesta e-mail non riceve risposta.

Il secondo problema è quello più specifico:

• Problema: voglio prendere un congedo ma la mia richiesta è stata ignorata.
• Le mie azioni: richiesta inviata via e-mail due volte, suonata due volte, nessun risultato.
• Risultato desiderato: il super-boss approva la mia richiesta di congedo

Potrebbe essere necessario spiegare che ci sono due problemi, e il congedo è un esempio del problema generale. Alcune persone non sono brave con questo tipo di metaproblema, e affronteranno solo il problema immediato. In questo caso è meglio chiedersi “cosa faccio se succede di nuovo”, piuttosto che cercare di ripetere la prima serie di problemi/azioni e risultati.

I manager in genere tendono ad amare i dipendenti che agiscono e sono proattivi ed evitano di dare loro più lavoro. Quindi la prossima volta, provate a riformulare la lettera. Invece di chiedere cosa dovreste fare, dite loro cosa fate e spiegate perché. In questo caso; L'unica vera alternativa è cambiare lavoro, quindi fallo e basta, ma assicurati di informare tutti gli interessati e di spiegare perché.

C'è un detto che ho sentito ripetere spesso;It's easier to ask for forgiveness than to ask for permission. Per me significa che è meglio prendere una decisione, che può essere sbagliata, piuttosto che stare seduti ad aspettare che qualcun altro prenda decisioni per te.

Questo dipenderà ovviamente dalla tua cultura aziendale, alcuni sono più severi di altri e possono disapprovare questo tipo di comportamento. Se lo fanno, direi che è un'indicazione che dovreste iniziare a cercare un altro lavoro.

Ci sono già molte risposte a questa domanda, ma mi sono sentito piuttosto convinto di questa domanda e ho creato un account su questo sito Stack solo per fornire la mia opinione al riguardo.

Non hai mai dichiarato quanto sia grande il tuo posto di lavoro.

Lavoro per una società di telecomunicazioni globale, che opera in 170 paesi. Il mio manager è dall'altra parte del mondo per me (io sono in Irlanda del Nord, lui in India). Quando gli mando un'e-mail, spesso non ricevo risposte.

Ma il fatto è questo. Sta ricevendo centinaia di email un'ora. Ha oltre 15.000** email non lette nella sua casella di posta in arrivo. Non è un semplice caso di dire che non sta facendo bene il suo lavoro. Date le dimensioni dell'azienda, la sua anzianità all'interno dell'azienda e la complessità del suo ruolo, è semplicemente inondato di informazioni su base costante. Anche se può essere una situazione frustrante, è la natura della bestia con un'azienda così grande.

Pertanto, questo è il modo in cui la gestisco. Se voglio del tempo libero per qualcosa, gli mando una richiesta di incontro per una settimana, semplicemente dichiarando che è il mio periodo di vacanza. Come il suo Calendario, come molti alti dirigenti, detta la sua vita, lui lo noterà. Per quasi tutte le altre richieste urgenti, lo cerco su MS Lync o lo chiamo. Ma tutte le altre azioni che non sono urgenti, posso aspettare una risposta e se non la ricevo, posso casualmente riportarla sulle nostre chiamate settimanali / bisettimanali di conoscenza del team (che dovrebbe avere luogo se siete così lontani, solo per toccare con quello che sta succedendo).

Se sono completamente bloccato con un problema e lui non ha risposto via e-mail, non mi sento frustrato e mi chiedo cosa fare dopo. Lo intensifico! Non andrei direttamente alle Risorse Umane per lamentarmi o preoccuparmi di come ho scritto la mia e-mail - non perché queste cose non sono importanti, ma perché potrei fare di una molehill una montagna assoluta.

Proverò semplicemente un approccio diverso per mettermi in contatto con il mio manager (cioè Lync/chiamata), discutere di ciò che voglio discutere e scoprire se c'è un'altra forma di comunicazione che preferisce o a cui sarebbe più veloce rispondere. Trovo sempre che questo sia il modo migliore per affrontare una situazione piuttosto che farsi prendere dal panico inutilmente prima.

Se ancora non riesci a metterti in contatto, cerca di capire perché. Ti sta deliberatamente evitando, nel qual caso direi di andare alle Risorse Umane. È troppo occupato? Se sì, quali sono le politiche standard sul posto di lavoro per l'escalation? Trovatele e seguitele. Tenete conto anche delle dimensioni dell'azienda e del carico di lavoro del vostro manager. Nel mio caso, è irragionevole aspettarsi una risposta a qualcosa che non sia una priorità assoluta (cioè un grave guasto del sistema) entro poche ore. Quindi, se volessi mandargli un'e-mail, per esempio, per un periodo di tempo libero, non lo farei il giorno prima di volerlo. Sarebbe del tutto irragionevole aspettarsi una risposta in quel lasso di tempo.

La cosa fondamentale in ogni posto di lavoro è conoscere le regole e seguirle semplicemente. Se lo fai, non stai facendo nulla di sbagliato. Un ultimo punto:

Insisto sulla comunicazione diretta e mi rifiuto di accettare suggerimenti, quindi mi comporto come se non li capissi.

Se questo è il vostro atteggiamento, confermate qualsiasi comunicazione. Se vi sembra che vi stiano suggerendo qualcosa, ripetete semplicemente quello che pensate che vi sia stato chiesto di fare e chiedete conferma.

Chiamalo.

È facile ignorare un'e-mail, ma è molto più difficile eludere una domanda quando viene fatta per telefono.

Non ha nulla a che vedere con la cultura aziendale americana, dove ci aspettiamo che i manager forniscano ai loro subordinati il supporto di cui hanno bisogno per svolgere il loro lavoro. Ha tutto a che fare con l'incapacità del vostro manager, in quanto individuo, di lavorare con voi e di darvi la risposta che vi spetta, sia essa un “sì” o un “no”

Per essere onesti, le scadenze in questione potrebbero essere state fissate da altri al di sopra di lui e lui potrebbe non avere l'autorità per cambiarle da solo. E se vuole cambiarle, potrebbe dover lavorare attraverso altri per cambiarle. Come forse saprete, in qualsiasi cultura aziendale - americana o di altro tipo - di solito basta una sola persona per dire “no”, ma ci vogliono più persone per dire “sì”. E per far sì che diverse persone dicano “sì” ci vuole tempo e seguire :) E qualsiasi richiesta di dire “sì” deve essere supportata con una buona giustificazione :)

Per il momento, fate ciò che è razionale, cioè completare il compito B perché fate il compito A, a meno che non possiate fare il compito A mentre trattate il compito B come una scatola nera che potete prendere in giro. E seguirlo con lui con una rinnovata richiesta di risposta.

Dovreste rispondere alla vostra e-mail originale e porre di nuovo la domanda. Specificate anche quando vi serve la risposta e cosa farete se non otterrete una risposta.

Probabilmente dovrete avere un incontro regolare con il vostro capo. Potrebbe essere semplice come una mezz'ora ogni due settimane. Questo vi dà un punto di contatto regolare in modo da poter discutere di cose come questa. Vi dà anche l'opportunità di discutere il problema generale del modo migliore per ottenere risposte da lui quando ne avete bisogno. Se l'e-mail non è il modo migliore per comunicare con lui, allora qual è? Dovreste presentarlo come un modo per essere più efficaci nel comunicare con lui, e fare un brainstorming di idee che sia voi che lui potete fare per affrontare questo problema.

Non portate bagagli da posizioni precedenti, almeno non esplicitamente. Potete usare questo problema con il vostro capo per cercare di affrontare il problema generale di non fare sempre un ottimo lavoro di lettura tra le righe. Fa parte del lavoro del tuo capo aiutarti ad essere efficace nel tuo lavoro, che riguarda sia le competenze associate al tuo lavoro sia le abilità associate al lavoro con altre persone.

Prima di tutto dovete capire perché il vostro capo vi sta ignorando. Se è semplice come un capo che è sopraffatto o non organizzato e ignora le e-mail o non legge tutte le sue e-mail (come uno dei miei precedenti capi), e non è personale contro di te, rendilo semplice per loro, cioè “gestirli”. Messaggio istantaneo. Chiamateli. Mandategli un messaggio. Mandategli un'altra email, ma mettete la richiesta precisa e concisa nell'oggetto, in modo che non debbano nemmeno aprire l'email. Chiamate la loro segretaria o il loro assistente amministrativo, se ne hanno uno. Sarei umile su tutto questo, però, con qualcosa del tipo “So che sei estremamente occupato, quindi sto cercando di ridurre al minimo il tempo che mi serve da te…”.

Se ci riesci, metti una ricevuta di lettura sulle tue email, così saprai se sono state lette. Usatelo con cautela, però, poiché alcuni programmi di posta elettronica avvertono il destinatario che c'è una ricevuta di lettura sull'e-mail e alcune culture aziendali disapprovano questo approccio. Se il vostro capo legge le vostre e-mail, ma non risponde, non date automaticamente per scontato che sia personale - potrebbero essere davvero sommersi dal lavoro - ma vi fornisce alcune informazioni su cui riflettere. Tuttavia, se l'ignoranza è personale nei tuoi confronti, potresti averne bisogno. Sappiate però che questo potrebbe avere effetti negativi sulla vostra carriera in quell'azienda e anche in quel settore, se si tratta di un settore abbastanza intimo.

Il lavoro a distanza è difficile. Lo so, l'ho fatto negli ultimi 7 anni. Tutti pensano che sia un picnic, ma in genere sono le persone che non l'hanno mai fatto e si siedono invidia di chi l'ha fatto o di chi lo fa e approfitta della generosità del proprio datore di lavoro.

Due delle cose chiave per il successo del lavoro a distanza sono comunicazione e costruzione di relazioni. La comunicazione a due vie, preferibilmente giornaliera, ma almeno settimanale, tra voi e il vostro capo (e i vostri colleghi) è un must del lavoro a distanza. Non deve essere formalizzata, ma deve essere compresa e praticata da tutti e, se non avviene in modo naturale, devono essere messe in atto procedure formali per far sì che ciò avvenga. Senza di esse, l'azienda ne soffre, ma soprattutto voi, il lavoratore a distanza ne soffre.

Se hai bisogno di una risposta su qualcosa, inoltra l'e-mail inviata in precedenza e chiedi se il tuo capo ha visto tale e-mail. Se è importante, usa il flag Importante.

Se non ottieni una risposta tempestiva, invia al tuo capo una nuova email chiedendo quale sia il modo migliore per contattarlo. Dite al vostro capo che volete essere efficaci nelle vostre comunicazioni e utilizzate il metodo più conveniente per lui/lei.

Ancora nessuna risposta? Inoltra tutte le e-mail alle Risorse Umane e chiedi loro cosa dovresti fare per aiutare nella comunicazione con il tuo capo.

Il manager è probabilmente sopraffatto dalle mail e non può rispondere, niente di personale.

Alla fine della tua mail, potresti dargli una breve domanda e due link, quindi deve solo cliccare SI o NO. Risparmierete un sacco di tempo e la vostra prossima trattativa salariale sarà risparmiata.

Ho scoperto che il modo più semplice per gestire questa situazione è quello di richiedere le e-mail con le vostre intenzioni predefinite (qualsiasi cosa pensiate sia la migliore linea d'azione). Così, per esempio, quando avete bisogno di una scelta tra due alternative, ad esempio:

Boss, ho bisogno di sapere se fare X o Y. Se non mi rispondete entro martedì, farò X.

Potete tranquillamente supporre che se non risponde, vuole che facciate X. Se vuole che X sia fatto, allora non deve fare nulla, ma se vuole che Y sia fatto, allora deve tornare da voi, e non può dire che non sapeva cosa stavate facendo.

Ho trovato che questo funziona bene con un capo sovraccarico.

Molti anglofoni tendono (sul posto di lavoro) a ignorare le persone se pensano che la loro opinione sia stupida o non abbia senso. Preferiscono non fornire alcuna risposta, piuttosto che creare un potenziale conflitto o offendere. Potrebbero anche offendersi nel caso in cui voi disapproviate pubblicamente la soluzione proposta. Personalmente non lo trovo produttivo, ma il trucco è stato quello di imparare a leggere tra le righe.

La migliore email di sempre è composta da una sola parola. Usatela quando inviate di nuovo un'email senza risposta.

a: boss

followup?

Inviatela quando ne avete bisogno, e inviatela di nuovo quando ne avete bisogno, numerose volte. Niente emozioni, niente farneticazioni, niente aggettivi di scelta. Suggerimento, probabilmente non è una buona idea inviarlo più di una volta al giorno.