Spiegherei semplicemente e brevemente le circostanze, e chiederei alla persona se vuole controllare la sua parte. Naturalmente, lasciando aperta la possibilità che si tratti dell'errore di qualcun altro (compreso il proprio).

A meno che l'altra persona non sia totalmente irascibile, questo dovrebbe essere accettabile.

Siate educati, affabili e comprensivi. Hai già detto che non pensi che sia stato intenzionale, e che non sei stato scomodo.

Un buon esempio di quello che potresti dire potrebbe essere:

“Ciao {persona},

Grazie per avermi inviato il {file}. Ho richiesto. Avete per caso versioni più aggiornate? Quella che mi ha inviato è identica alla mia, e mi chiedevo se la mia copia fosse già completamente aggiornata. È del tutto possibile che sia così, ma vorrei esserne sicuro. Se poteste farmi sapere, e inviare qualsiasi versione più aggiornata che avete, ve ne sarei molto grato. Ci scusiamo per l'inconveniente, soprattutto se si scopre che ho commesso un errore sulle versioni originali dei file.

Buona giornata, e grazie ancora!

~!Acolyte”.

Controlla per essere sicuro che sia un errore

Assicurati di aver cliccato il link giusto. Utilizzate i documenti di confronto per assicurarvi che non ci siano cambiamenti (o usate un checksum, come avete fatto). Prima di fare una richiesta e causare una conclusione, fate la vostra due diligence per risparmiare qualche mal di testa.

Il problema con la posta elettronica

E-mail è un mezzo davvero molto disordinato. Si invia a più persone allo stesso tempo, alcune delle quali potrebbero non essere conosciute, e il tono di voce non è collegato. Questo significa che è un parco giochi per manager stupidi e persone troppo grandi per i loro pantaloni per leggere qualsiasi cosa vogliano nel contesto dell'e-mail.

Per questo motivo suggerisco un rapido IM o una telefonata (in un momento minimamente invadente, come la prima cosa al mattino, o subito dopo pranzo). Questo permette di parlare direttamente con la persona, di facilitare la correzione immediata (piuttosto che diventare un'altra richiesta nella casella di posta elettronica), e di permettere al tono della voce di trasmettere le informazioni perse in una e-mail.

Se si invia una e-mail, consiglio vivamente di inviarla solo alla persona che ha inviato il file. Rimuovi tutti i CC, e invia una semplice e-mail veloce come:

Ehi John, ho ricontrollato il file che hai inviato ieri, ma non è stato aggiornato dall'ultima volta. Quando ne avrai l'occasione, potresti dargli un'occhiata e aggiornarlo se necessario? Grazie.

Le chiavi sono:

1. Spieghi che ha già controllato
2. Fornisca loro un'azione chiara
3. Non includere alcun linguaggio negativo che assegna colpe

La posta elettronica per sua natura sembra “seria”, quindi tenerla breve può essere una buona strategia per mitigare la gravità. Se formattate la stessa e-mail di cui sopra in modo incredibilmente formale, sembra totalmente diversa:

Hey John,

Ho ricontrollato il file che avete inviato ieri, ma non è stato aggiornato dall'ultima volta.

Quando ne avete la possibilità, potreste dargli un'occhiata e aggiornarlo se necessario?

Grazie in anticipo, - Nick

Che seccatura, eh? Il mio approccio di solito è qualcosa che non cerca di far ricadere la colpa su di loro per l'errore, ma chiarisce che non hanno inviato l'articolo giusto.

“Hi {so-and-so}. Scusate se sono stato vago nella mia richiesta. Ho già la versione X, datata MMGGIORNOAAAA, del file e credo che ci sia una versione Y più recente, credo di ieri? Saresti in grado di inviare l'ultima, o se non ce l'hai, mi fai sapere a chi chiedere? Grazie mille per il tuo aiuto, scusa se continuo a disturbarti”

Ora, sai dannatamente bene che hanno fatto un casino, ma stai giocando a fare il bravo ragazzo. E così e così non si arrabbierà (ma dovrebbe essere imbarazzato).

Scriverei:

Ciao,

Il link per il download del documento a dà ancora la versione precedente, anche se la versione che viene visualizzata nella pagina è stata aggiornata.

Salute …

Questo è un feedback che li aiuta tanto quanto voi.