Necessità di rispondere alle e-mail scortesi. Come faccio?

Questo è abbastanza semplice come pensavo;

Buon pomeriggio Alice, Bob,

Spero che stiate entrambi bene.

Mi è stato fatto notare che ci sono altri documenti tecnici necessari per il progetto in corso, che troverete in allegato.

Se avete domande fatemelo sapere,

Grazie,

Puffafish

Inviare l'e-mail sia ad Alice che a Bob, con entrambe le loro e-mail nel campo “A” (cioè - non CC a uno, trattateli entrambi con la stessa importanza). Non fate riferimento all'email precedente - per quanto vi riguarda avete trattato con il suo manager, e non dovete più essere coinvolti.

Oh, e probabilmente usate anche il vostro vero nome alla fine…

Sono d'accordo con la risposta “Alice darà seguito”.

Lavoro in un settore tecnico piuttosto grande, dove tutti hanno accesso diretto alle e-mail e le cose a volte vengono portate troppo lontano. I manager alla fine devono essere coinvolti.

Penso che andrebbe bene includere tutto in una sola e-mail di risposta sia ad Alice che a Bob (maleducato). Prima di tutto, dite a Bob ~~~ di andare fu…~~~ che Alice darà seguito alla sua precedente email, e poi mettete dopo tutto il passaggio di consegne tecniche.

In questo modo dimostra che avete letto ciò che vi è stato inviato da Bob, trattato in modo professionale senza lasciarvi ostacolare dal vostro lavoro, e che quando vi trovate di fronte a comportamenti negativi sul posto di lavoro, potete elevarvi al di sopra di esso ed essere la persona più grande.

Puffer 1….. Bob 0.

La risposta professionale e matura ad un socio d'affari abusivo è di mantenere la calma e di agire in modo professionale.

Quindi rispondete all'e-mail. Rispondete alle parti ragionevoli e ignorate tutte le parti scortesi. Non peggiorate il conflitto essendo scortesi in cambio o negando la collaborazione.

In parallelo, potreste anche cercare una soluzione al conflitto con l'aiuto di Alice. Potreste anche voler coinvolgere il vostro superiore o i vostri addetti al servizio clienti, a seconda di quanto sia importante andare d'accordo con Bob. Se la sua collaborazione è fondamentale per il progetto, dovete essere più attenti di quando si tratta solo di un drone di servizio sostituibile. La risoluzione dei conflitti significa scoprire perché esattamente l'altra persona è arrabbiata e cosa si può fare per evitarlo.

Attenzione, siete di fronte a gravi pericoli!

Non si tratta della vostra rabbia personale (il che è ragionevole), c'è un contatto tra due aziende, entrambe sono importanti per i vostri capi e non si può vedere tutte le circostanze!

Per esempio, è possibile che la vostra azienda abusi attualmente di un vecchio rapporto aziendale in un modo, che provoca problemi al datore di lavoro della vostra azienda fornitrice con la vostra azienda sono in contatto! Ma questo Bob non sa chi siete voi all'interno della vostra azienda, ma è arrabbiato con l'azienda.

Ma qui le possibilità sono quasi infinite. Non conoscete tutti i dettagli, ma sapete che non interferirete con essi.

Il vostro obiettivo primario è quello di evitare qualsiasi cosa che possa peggiorare il rapporto tra il vostro datore di lavoro e il fornitore!

E, naturalmente, di proteggere il vostro culo.

E, per mostrare ai vostri capi che volete risolvere i problemi e le relazioni.

Se i capi iniziano a indagare, chi ha insultato chi, dovete fare in modo che nessuno scopra che anche voi avete commesso un'offesa.

Inoltre, Bob ha sicuramente commesso ora un errore. Soprattutto nel Regno Unito, dove la dogana è molto educata. Ma si può vedere anche qui nel SE, pieno di gente della cultura anglosassone, che si può educatamente, indirettamente f*offoffrire quasi tutti all'inferno (e ottenere lo stesso indietro), ma nel momento in cui si utilizza qualsiasi parola cattiva, si sarà l'unico cattivo in tutto il quadro sul posto.

Quindi, cosa si dovrebbe fare:

1. Ignorate semplicemente qualsiasi parte offensiva della posta di Bob.
2. 2. Reagite alla parte costruttiva sul vostro meglio. Non solo cercate di difendervi, cercate di rendere Bob più amichevole.
3. Se ripete l'offesa, sarà più chiaro che è lui l'uomo cattivo.
4. Se non lo ripete, un'indagine successiva scoprirà che avete risolto un problema intra-aziendale.

Se l'evento non si ripete, è una buona cosa non menzionare il caso verso l'alto. Forse solo come una sfumatura, e solo verbalmente. (“Heyy, questo Bob non era molto contento, ha scritto qualcosa che siamo di nuovo in ritardo con il pagamento, ma alla fine siamo riusciti a concordare che i pallet saranno consegnati al garage di Liverpool fino a mercoledì prossimo”).

_In generale, una persona cooperativa esita a trasmettere comunicazioni negative, cerca di evitarle, mentre è ansiosa di trasmettere cose positive. _

E tu vuoi essere una persona cooperativa, con elevate capacità sociali.

In particolare se vuoi essere utile al tuo datore di lavoro nella comunicazione e nell'organizzazione dei compiti con le aziende partner.

Il tuo obiettivo non dovrebbe essere quello di lasciare che Bob venga sterminato da Alice, il tuo obiettivo dovrebbe essere quello di curare il buon contatto tra le aziende. E volete dimostrare che potete risolvere gli scontri di comunicazione da soli con buoni risultati.

Btw, se Bob non lo fa ripetutamente, allora dovreste davvero guardarci sopra. Tutti possono avere una brutta giornata, non è un motivo per cospirare contro di lui.

Non ignorerei le parti scortesi, né darei per scontato che Alice sia dalla mia parte. In realtà, Alice potrebbe sembrare così, ma in realtà sarebbe quella che ha suggerito il tono o ha spinto l'argomento nella discussione attraverso Bob. Il mio manager lo fa spesso, poi interviene e fa il bravo poliziotto se dovesse andare oltre.

Quindi affronterei sia le domande tecniche (le ultime) sia le domande non tecniche (la tua richiesta su cosa?) dopo. Forse vogliono vedere da che parte stai, se la tua richiesta può evolvere. Se le richieste sono legittimamente problematiche per loro (nel mio settore, a volte, i requisiti di analisi dei campioni possono essere troppo severi da soddisfare, quindi dobbiamo usare altri metodi meno impegnativi o progettare altri protocolli di raccolta), potreste volerne discutere con il vostro manager, da soli e poi sia con Alice che con Bob. Si tratta di buona volontà, e vi tratteranno con rispetto per questo (perché dovete pensare che se mettete da parte Bob, se dovesse rimanere responsabile del vostro file ed è probabile, non farà alcuno sforzo per voi, e se c'è qualche problema, lo scarterà come “c'è stato un problema indipendente dalla mia buona volontà, siamo bloccati per ora”, e dovrete sopportarlo. ) Forse Bob è arrabbiato per le richieste perché, come in molte aziende appaltatrici, i manager hanno detto che era possibile prima di chiedere, e lui lo specialista è ora bloccato con questo. Quindi forse dovreste lavorare con lui per trovare la soluzione migliore, immagino che finirà meglio per entrambi piuttosto che scavalcarlo. La gente ha memoria, e in qualche modo se Alice dovesse cambiare posizione e Bob dovesse salire, se gli dai un pugno in faccia ma lui ora ha un servizio di cui hai bisogno, sarai in pessime condizioni. Quindi, saranno loro a decidere chi farà il seguito, non tu. Un cliente molto importante può farlo, ma questo perché di solito le cose sono andate molto fuori controllo. Dite loro di cosa hanno bisogno, cercate di risolvere il problema in modo che non vi pugnalino se possono, e dimenticate questo. Non c'è bisogno di preoccuparsi. Si tratta di affari, sì, ma a volte non è tutto pulito ed educato. Sarebbe noioso, e siamo tutti umani. Solo se mostrasse un comportamento palesemente irrispettoso e offensivo nei tuoi confronti, dovresti preoccuparti di metterlo al suo posto, ma se fosse minore e più su un tono lamentoso come “stai chiedendo cose impossibili, non è una cosa seria” (la prima parte a mio avviso sarebbe “accettabile”, la seconda parte è giudicante e poco professionale), ne terrei conto solo per vedere qual è il vero problema. In qualche modo, è un feedback, non si può ignorare.