Come richiedere un incontro con qualcuno che non conosco?

Se una persona a caso che non conosco avesse programmato un incontro individuale con me, sarei molto confuso e darei per scontato che sia stato un errore. Probabilmente lo ignorerei all'inizio, sperando che il mittente corregga il suo errore. Dopo un certo periodo di tempo, se non fosse andato via, avrei rifiutato l'incontro senza commentare.

Forse sono in minoranza, ma questo mi è successo solo in rarissime occasioni. Le persone si presentano sempre per prime, il che evita ogni confusione. È davvero la cosa migliore che si possa fare. Mandate un'e-mail dicendo che vorreste fissare un incontro, e assicuratevi di dire il perché. Se hai la possibilità di visualizzare il loro programma, suggerisci un orario.

Il corso migliore è quello di evitare confusione e non fare supposizioni.

Mi trovo spesso a ricevere questo tipo di inviti. Dal mio punto di vista, ciò che funziona meglio è un invito di prospettiva che include un'introduzione, gli obiettivi e l'ordine del giorno della riunione (che tutti gli inviti dovrebbero già avere!),

Qualcosa come:

“Ciao, sono Bob e sono il nuovo stagista del dipartimento xyz. Il mio manager ha pensato che sarebbe stata una buona idea incontrarvi per saperne di più sul dipartimento abc. Le sarei grato se potesse prendersi mezz'ora di tempo per un incontro veloce e qualche introduzione sul suo mondo. Se questa volta non dovesse funzionare, sarò felice di riprogrammarlo”.

Questo mi rende la cosa più facile e veloce: Capisco rapidamente di cosa si tratta e se tutto va bene, posso semplicemente premere “accetta” o fare una risposta rapida per il declino o l'adattamento. Se possibile eviterei qualcosa che richiede più comunicazioni. Se riesci ad entrare in un messaggio, fallo in un unico messaggio.

Questo varierà molto in base alla cultura.

Per esempio, come americano, non mi dispiace creare un incontro con qualcuno che non ho mai incontrato. Non mi interessa se sono gli altri a farlo con me (a patto che io abbia un contesto per il motivo per cui lo fanno). Questo è abbastanza comune nelle culture dirette.

Tuttavia, il mio capo non è di un paese occidentale. Si sente davvero a disagio quando le persone creano casualmente degli incontri con lui, perché è molto impersonale e spigoloso. Si sentirebbe molto più a suo agio se un'e-mail introduttiva chiedesse prima di tutto di organizzare un incontro. O se qualcuno gli venisse presentato di persona, prima.

Generalizzando, la cultura occidentale è diretta e valorizza prima gli affari, poi la relazione. Le persone con questo background probabilmente non si preoccuperanno se programmate un incontro a caso (purché non sprechiate il loro tempo). Le persone provenienti da culture meno dirette e più relazionali si preoccuperanno molto di più di come lo fate. La relazione è importante per loro.

Fondamentalmente, dipenderà molto dalla cultura. Sia dalla vostra azienda che da una certa influenza da parte di tutte le persone coinvolte.

La vostra migliore risposta sarà quella di chiedere al vostro capo. Dovrebbe avere un buon feeling con la vostra cultura interna dell'azienda, potrebbe conoscere le persone e potrebbe fornire una risposta più specifica al contesto.

Cosa farei (e farei) per affrontare questo:

• Inviare un'e-mail di presentazione, dicendo “il mio capo mi ha suggerito di contattarvi per quanto riguarda X. Posso impostare 30 minuti sul nostro calendario per parlare di questo?”
• Dopo aver ricevuto la risposta, inviare l'avviso di riunione

Se volete inviare una riunione senza l'email di presentazione assicuratevi di includere chiarite il contesto che 1) l'ha suggerito il vostro capo e 2) il motivo della vostra riunione.

Indipendentemente dalla tecnologia di comunicazione utilizzata, si vuole convincere la persona che l'incontro sarà utile. Dovreste pensare a quale valore ha l'incontro. Li aiuta a fare il loro lavoro? Probabilmente no. Volete dimostrare loro che aiuterà l'organizzazione e che siete stati rispettosi del loro tempo. Dovreste preparare le vostre domande in modo che l'incontro vi dia le risposte che state cercando. Sarebbe utile mostrare che lo avete fatto. Se lo farete, molte persone saranno felici di aiutarvi.

Una storia che mostra ciò di cui sto parlando. Ho ricevuto una telefonata da un ingegnere molto giovane. Mi chiedeva come avevamo risolto alcuni problemi del mio programma, in modo da poterli applicare al suo programma. Aveva studiato attentamente i disegni e aveva preparato un elenco di domande specifiche. Ho risposto a quelle che potevo e l'ho indirizzata a persone che potevano rispondere alle altre. Abbiamo passato 20 minuti al telefono. Mi sentivo felice di averla aiutata e di aver affrontato i suoi problemi con la nostra compagnia. La sua preparazione aveva reso la chiamata molto produttiva.

Proverei all'interno di Outlook per vedere se è possibile visualizzare il loro programma in modo che nella prenotazione di un incontro non ci sia già qualcosa.

Se questo non funziona, allora probabilmente suggerirei di andare alla loro scrivania in modo che possano cercare rapidamente la loro disponibilità, supponendo che questi incontri si svolgano presto. Se vi va bene aspettare a lungo, allora potrei andare all'indirizzo e-mail, che potrebbe essere la via meno prioritaria da seguire. Questo può anche trasmettere l'importanza della riunione in quanto l'e-mail può essere ignorata in alcuni luoghi, almeno da quanto ho visto nei miei anni di lavoro.

IM ha senso solo se le persone sono note per il suo utilizzo ed è un modo per contattare qualcuno. Se un manager è in riunione il 90% del tempo, allora può darsi che un IM sia migliore del solito e-mail. Altrimenti, potrebbe non fare molto.