Come posso chiedere educatamente l'"urgenza" di una richiesta di lavoro - cioè entro quale data deve essere completata?

Non appena ti viene assegnato il lavoro, se non hai una scadenza, procuratene una. Sembra che tu sia in un ruolo di supporto e che potresti sostenere un certo numero di altre persone nel business. Ad ogni compito che ti viene assegnato dovrebbe essere assegnata una data di scadenza. Se ti viene assegnato un lavoro che non ha una data di scadenza, devi chiederlo.

Direi che la richiesta è simile a:

Qual è la data più recente in cui posso farcela e devi ancora rispettare i tuoi impegni?

Formulare la tua esigenza in questo modo indicherà che ci tieni ad aiutare il progetto che stai sostenendo a soddisfare le loro esigenze, ma comincia anche a indicare che hai altri lavori con altre date di scadenza.

Se avete bisogno di sostenere un qualche tipo di lavoro prima che il personale del progetto prenda in carico il progetto, il project manager dovrebbe essere in grado di capire quale sia la data più recente in cui potete affidare il vostro lavoro a qualcuno del team di progetto per evitare ritardi nella programmazione.

Prenderei anche in considerazione la possibilità di coinvolgere il vostro manager per snellire il processo, soprattutto se vi vengono spesso affidati compiti senza scadenze o con scadenze irragionevoli. Ogni richiesta al reparto IT dovrebbe avere una data “completa entro e non oltre” associata ad essa. Le persone che presentano le richieste al vostro dipartimento dovrebbero anche avere una comprensione di quanto tempo ci vorrà per svolgere il lavoro - la differenza tra la data della richiesta e la data di completamento non dovrebbe essere inferiore al tempo minimo per completare l'attività. Ogni progetto che richiede il vostro sostegno deve rendersi conto che state sostenendo più progetti e che dovete comunicare le loro esigenze il prima possibile, in modo che il tempo e le risorse necessarie possano essere pianificate in modo efficace.

Potrei sbagliarmi, ma mi sembra che tu abbia più di un PM che ti dà lavoro da fare - in questo caso non penso che dovresti chiedere quale sia la scadenza, penso che dovresti reindirizzare i tuoi clienti al tuo manager immediato, il cui compito è quello di dare priorità (e assegnare le scadenze) a tutto il tuo lavoro. Il problema di ottenere “scadenze” da più persone è che ogni singola persona crederà sempre al 100% che la sua richiesta sia più importante di tutte le altre, e non saprà o non si preoccuperà di ricevere richieste da altre quattro o cinque persone contemporaneamente. Così si ha una sola persona che tutte le richieste passano attraverso, e quella singola persona ha bisogno di abbastanza spinta per poter dare priorità a una richiesta di una persona rispetto a tutte le altre.

Vedi anche la risposta su questo thread: dire no ai project manager? “.

Altri hanno già accennato, non c'è motivo di esitare a chiedere la priorità del compito. Tuttavia, c'è un'altra considerazione che sembra sfuggire dalle risposte:

È necessario stimare il compito prima di concordare la scadenza. Poiché qualsiasi compito è il risultato di un accordo reciproco, non si dovrebbe accettare ciecamente qualsiasi scadenza. Invece,

1. 1. Provare a stimare il compito, trovando quali risorse (incluso il tempo) sono necessarie per eseguirlo;
2. Anche se la stima dovrebbe essere di solito un compito ad alta priorità, non dovrebbe interrompere gli altri vostri incarichi. Se lo fa, fate una stima come compito separato e negoziatela ;
3. 3. Se il compito è frazionabile, non ignorate questo fatto poiché l'analisi di parti migliorerebbe l'accuratezza della vostra stima;
4. 4. Dopo che la stima è pronta, trovate le soluzioni date nelle altre risposte;
5. Se il compito dato richiede di ritardare altri compiti assegnativi prima, non dimenticate di negoziare questo fatto con coloro che stanno aspettando i vostri risultati per altri compiti, perché potrebbero non essere felici di sapere che siete in ritardo.

Non si cerca di capire quando è la scadenza, basta chiedere. Qualsiasi speculazione da parte vostra sarà probabilmente falsa, e anche se ogni tanto ci riuscite, le scadenze non sono qualcosa su cui si debba speculare.

Basta chiedere. Se la risposta è “fatelo il prima possibile”, allora fatelo il prima possibile.

Non dovreste essere concordi nel chiedere una data di scadenza - state solo raccogliendo informazioni per servire meglio il vostro cliente.

Dovete stare attenti a accettare una data, e non potete farlo finché non sapete -

1. quanto tempo ci vorrà per il lavoro, e
2. quando avrete quel tempo a disposizione.

Una volta che avrete questi due bit di dati, potete tranquillamente impegnarvi ad una data specifica. Quindi, quando chiedete al cliente quando lo desidera, o state solo raccogliendo informazioni e non vi impegnate (chiaritelo), oppure sarete in grado di dire al cliente se potete rispettare o meno la data.

Se non potete impegnarvi onestamente per la data che il cliente desidera, allora è necessario che si svolgano delle trattative su quali compiti fate quando. Chiunque lo faccia, deve capire le priorità generali.

Inoltre, scusate, ma penso che sia meglio chiedere semplicemente quando è richiesto, piuttosto che chiedere “l'ultima data di cui avete bisogno” o qualsiasi altra cosa. Basta essere schietti e aperti.

Scadenze e ASAP non sono molto utili come strumento di pianificazione: Fare la scadenza significa compromettere qualcos'altro. La decisione deve includere la comprensione di quali compromessi sono coinvolti.

Spesso sei nella posizione migliore per giudicare la relativa urgenza di tutto il lavoro a tua disposizione, ma è il tuo capo a decidere come dare priorità al tuo lavoro. Tu dai al tuo capo le informazioni:

Il compito A è importante ma richiederà molto tempo; dovrei svolgerne l'80% nel 20% del tempo, per poi passare ad altro.

Il compito B non è così importante, ma è molto veloce; dovrei svolgerlo prima io.

Poi spetta al vostro capo correggervi sulla base di una più ampia comprensione delle esigenze dell'azienda:

Sì, fate prima il compito B, ma poi passate a tutto il compito A, anche se ci vorrà molto tempo.

Tuttavia, nel caso in cui lo chieda, sembra che non sappia come dare priorità a questo lavoro, quindi chiede:

Penso che il compito A richiederà tutto questo tempo, ma non sono sicuro di come dovrei dargli priorità rispetto ai compiti B, C e D. Cosa ne pensa?

Ho avuto a che fare con manager che sembrano i clienti con cui lei sembra avere a che fare. Mi assicuro sempre di ottenere tre cose da loro:

• Qual è la data di scadenza?
• Qual è la mia consegna?
• Quali sono i compiti che dovrei abbandonare per far sì che ciò avvenga?

L'ultimo potrebbe andare al tuo manager diretto, ma tutti e tre sono importanti. La maggior parte dei manager/clienti supporranno che tutti i biglietti siano importanti fino a quando non saranno costretti a considerare tutti e tre gli aspetti di un compito.

Il primo è facile essere capricciosi (‘Ieri!’), ma il secondo e il terzo li costringono ad articolare il loro problema e ad uccidere i loro beniamini. Più di una volta, un biglietto mi è stato assegnato con la massima priorità, ma tirato dopo che il manager si è reso conto che non sapevano cosa volevano veramente, o che non erano disposti a smettere di lavorare su un altro biglietto per far sì che quel biglietto accadesse.