Come posso scoraggiare i dipendenti dal fare gli straordinari volontari?

Come posso scoraggiare i dipendenti dal fare gli straordinari volontari?

Dicendo loro, di persona, alle 17.00, di andare a casa.

Questo sembra semplice (e lo è), ma va molto lontano.

All'inizio della mia carriera, il mio capo mi ha detto di andare a casa alle 17.00, e non l'ho mai dimenticato. Mi ha detto che c'è ancora molto lavoro da fare per domani, e che non è il momento di “bruciare l'olio di mezzanotte”.

In cambio, sono diventato più puntuale, e raramente ho preso un lungo pranzo. Enfasi: Ho premiato la sua gentilezza e il suo riconoscimento del mio equilibrio tra lavoro e vita privata con una maggiore efficienza e sforzo. Il mio morale è salito e credo di essere diventato un dipendente più prezioso.

Se fate lo stesso, potete aspettarvi un simile ritorno dell'investimento dai vostri dipendenti.

Supponendo che siate negli Stati Uniti…

Se i dipendenti non esenti fanno gli straordinari, e sapete che fanno gli straordinari e non li pagate per questo, state infrangendo la legge. I dipendenti non possono fare volontariato. Dovete insegnare ai vostri dipendenti che quando lo fanno, non sono loro a infrangere la legge, ma voi. Per quanto il loro lavoro sia benevolo, sta mettendo a serio rischio la vostra attività. Se non riuscite a farglielo capire e a farli rispettare volontariamente, diventa un problema disciplinare.

Ecco una bella spiegazione della legge. (Il Fair Labor Standards Act dice che i dipendenti devono essere pagati gli straordinari quando lavorano più di 40 ore alla settimana. I dipendenti che sono dirigenti, amministrativi, professionali, informatici o addetti alle vendite esterne possono essere esentati da questa legge a causa della natura del loro lavoro e del livello professionale della retribuzione. I dipendenti che sono coperti dalla legge sono indicati come non esenti.)

Nota aggiuntiva: Apparentemente nel UK , non si è tenuti a pagare gli straordinari fintanto che le ore non retribuite non prendono il tasso di retribuzione al di sotto del salario minimo. Dovrete tenere traccia di tutte le ore di lavoro e dividere la loro retribuzione totale per quelle ore per determinare se siete in regola con la legge. Non dovrebbero essere ore di lavoro non monitorate.

Un modo molto potente, ma spesso trascurato, di scoraggiare gli straordinari eccessivi è quello di offrire alle persone un orario di lavoro flessibile.

Se si dispone di un sistema per l'orario flessibile, allora le persone sono entrambe attente a registrare accuratamente le loro ore di lavoro, in modo da non perdere l'accumulo di ore flessibili, e consapevoli delle ore di lavoro. Un sistema di flexi-time di esempio potrebbe avere un orario di base dalle 10:00 alle 16:00, consentire a un dipendente di accumulare fino a 3 giorni (24 ore) di flexi-time, o di andare in un giorno di debito flexi-time, ma richiedere che non prenda più di 2 giorni (o 4 mezze giornate) di flexi-leave (tempo libero entro le ore di base) al mese senza prendere ferie annuali.

Può sembrare contro-intuitivo, ma psicologicamente, se ci si avvicina al limite massimo delle ore che si possono accumulare, si comincia a pensare “se lavoro troppe ore in più, le perderò alla fine del mese”, quindi si comincia a ridurre.

Nell'Unione Europea, bisogna fare attenzione che i dipendenti non finiscano per lavorare più ore di quelle consentite dalla Direttiva Europea Direttiva sull'orario di lavoro . Ad eccezione del Regno Unito (dove si può accettare di rinunciare, per iscritto, ai diritti previsti dalla direttiva sull'orario di lavoro) gli stati membri devono garantire che l'orario di lavoro settimanale sia limitato dalla legge, o dal contratto collettivo e l'orario di lavoro medio non deve superare le 48 ore per ogni periodo di 7 giorni durante il periodo di riferimento di 4 mesi.

Tra l'altro, per conformarsi a questa direttiva, i datori di lavoro in Europa sono effettivamente obbligati a tenere traccia dell'orario di lavoro dei dipendenti. Nel Regno Unito, ho saputo che le imprese chiedono ai dipendenti di non aderire alla direttiva sul tempo libero non per poter lavorare più a lungo, ma per eliminare l'obbligo di tenere traccia delle ore di lavoro, riducendo l'onere amministrativo sia per il dipendente che per l'azienda.

L'unica altra cosa che vorrei dire è che, mentre le ore di lavoro sono una parte significativa della vostra situazione, gestire le persone in modo tale che non sentono la necessità di passare ore eccessive nel tempo è un'altra.

Dovreste cercare di capire se ci sono altri impedimenti al lavoro di questi dipendenti.

È possibile, per esempio, che essi passino così tanto tempo durante il giorno ad aiutare i nuovi arrivati che si trattengono fino a tardi solo per avere un po’ di pace e di tranquillità e si lasciano entrare in flow . Un modo per evitare questo potrebbe essere quello di avere un membro del team stabilito alla volta disponibile per aiutare i nuovi arrivati, lasciando gli altri membri del team stabiliti a concentrarsi sul loro lavoro. Questo potrebbe cambiare ogni giorno/settimana, in modo che le persone abbiano almeno un blocco di tempo di un giorno/settimana per concentrarsi sui loro compiti (a seconda delle loro esigenze aziendali).

Avere una persona che lavora al 50% e due che lavorano al 100%, ma solo mettendoci il 100% delle loro ore potrebbe funzionare meglio che avere tre persone che lavorano al 70% (a causa del cambio di compito), ma lavorando il 120% delle loro ore per recuperare il tempo.

Potresti provare una cosa che ha fatto il mio vecchio capo. Ha mandato un'e-mail dicendo qualcosa a proposito di

Per risparmiare energia, l'illuminazione e l'HVAC saranno spenti tutti i giorni alle 6:15. Se avete bisogno di continuare a lavorare, lavorate a distanza da casa. Grazie per aver reso l'ufficio più eco-friendly

I realtà, penso che volesse che tutti fossero lì dalle 9 alle 5 per non dover lavorare fino a tardi e per non essere chiamato quando era con la sua famiglia. Tutti i programmatori (compresi quelli notturni) in realtà hanno adattato il loro programma a quando le luci erano accese, e molto raramente qualcuno ha lavorato dopo le 6:15, dato che hanno dovuto spostare tutto e riallestire a casa.

Lei stesso ha fornito la risposta:

Sii sincero. Dite loro che i loro sforzi hanno guadagnato la vostra gratitudine. Dite loro che, allo stesso tempo, se la necessità degli affari richiede il vostro licenziamento, dovete fare ciò che la necessità degli affari richiede e licenziarli. Perché pagarli in ringraziamenti e note di apprezzamento non andrà lontano con i loro padroni di casa.

Forse potreste organizzare un po’ di tempo libero per coloro che fanno gli straordinari. Questo, più un'indennità extra se mai dovessi lasciarli andare. Oppure, potresti dire che stai gestendo un ambiente professionale, riempire il frigorifero e lasciare che se ne occupino loro :)

Il metodo più semplice, che non dovrebbe trovare alcun problema legale negli Stati Uniti o nel Regno Unito, è quello di richiedere che qualsiasi lavoro straordinario sia pre-approvato. Si può anche sottolineare altri aspetti culturali dell'organizzazione che questo cambiamento migliorerebbe se non si vuole che l'attenzione si concentri esclusivamente sulla questione finanziaria. Considerate un avviso simile a questo:

Apprezziamo l'entusiasmo per la nostra organizzazione dimostrato dai dipendenti che vanno al di là della chiamata al dovere. Pur apprezzando questo sforzo, ci sono alcune cose che ci preoccupano. Siamo un'azienda a conduzione familiare e quindi non vogliamo allontanarvi dalla vostra famiglia più del necessario. Ci preoccupiamo anche del fatto che quando la maggior parte delle persone fa gli straordinari, l'ambiente può far sì che tutti sentano di doversi impegnare a fare gli straordinari, anche quando hanno altre responsabilità di cui devono occuparsi. Infine, poiché gli straordinari si scoprono solo quando vengono consegnati i fogli di presenza, occasionalmente causano problemi di contabilità più difficili che vorremmo evitare.

Pertanto, a partire dal 14 luglio, tutti gli straordinari devono essere approvati in anticipo per iscritto o via e-mail dal vostro diretto superiore. Generalmente gli straordinari non saranno consentiti, tranne che per lavori molto urgenti che non possono aspettare fino al giorno lavorativo successivo. Il vostro supervisore sarà in grado di aiutarvi a prendere questa decisione se non siete sicuri della priorità del vostro lavoro.

Grazie per il vostro prezioso tempo e il vostro impegno!

In seguito potrete informarli che le telefonate vanno bene purché siano immediatamente seguite da un'e-mail per una sorta di documentazione cartacea. A seconda delle leggi del vostro paese, potete anche informarli che gli straordinari non approvati non saranno pagati, ma questo probabilmente abbasserebbe il morale. Potreste, invece, dire a coloro che insistono a fare gli straordinari senza preavviso che vi aspettate che lascino il lavoro per lo stesso tempo nel periodo di paga successivo, in modo che non influisca tanto sulla contabilità, e che se continuano a fare gli straordinari senza preavviso potreste essere costretti a lasciarli andare per aver violato la politica aziendale. Nella maggior parte dei casi i dipendenti non possono costringere i datori di lavoro a pagare per il lavoro che il datore di lavoro non ha autorizzato, ma ci possono essere alcuni dettagli difficili da capire quando si comunica questo ai dipendenti.

Anche in questo caso, consultate un avvocato che abbia familiarità con il diritto del lavoro nella vostra regione.

Non sono sicuro di quale sia la vostra attività, ma come sviluppatore di software, ho regolarmente lavorato fino a tardi senza che mi venisse chiesto o pagato.

Questo di solito è dovuto al fatto che il lavoro imprevisto salta fuori - sia che si tratti di riordinare codice difficile da capire, sia che si tratti di dover riscrivere una funzionalità precedentemente fornita per poter consegnare la funzionalità successiva.

Essenzialmente, è sempre un investimento di tempo oggi per rendere la vita più facile domani.

Se non voglio lavorare fino a tardi, l'unica opzione che ho è quella di chiedere al mio manager più tempo all'undicesima ora - non è una bella cosa, ed è difficile da spiegare quando il manager non capisce la natura dei problemi tecnici che si stanno affrontando.

Politicamente, la cosa più sicura da fare è andare avanti.

Se davvero non volete che i vostri lavoratori lavorino fino a tardi, dovete capire la quantità di tempo di cui hanno bisogno per svolgere il lavoro durante l'orario di lavoro. Provate quanto segue:

1. Se il lavoro è suddiviso in attività che sono stimate in ore, fate in modo che registrino quante ore effettivamente trascorrono per completare l'attività. Otterrete quindi una media di come sono le stime e sarete in grado di pianificare di conseguenza.
2. Se il lavoro viene suddiviso in attività che sono stimate in ore, fategli registrare quante ore effettivamente trascorrono per completare l'attività. […] Potrebbero esserci problemi tecnici risolvibili con un po’ di sforzo che ripagheranno i dividendi in termini di maggiore efficienza. A volte i lavoratori dei ranghi inferiori non lo diranno a meno che non gli venga chiesto!

Se davvero non potete accelerare le cose o concedere più tempo, l'unica altra opzione è quella di fornire meno lavoro. I vostri dipendenti potrebbero avere delle idee davvero buone su come fornire meno funzionalità, ma fornire lo stesso valore al cliente finale. Vale la pena porsi la domanda.

Buona fortuna

Non hai detto che erano esenti o non esenti. Per i dipendenti non esenti (tipicamente ad ore), penso che la risposta di MJ6 sia ottima. Mi rivolgerò ai dipendenti esenti (tipicamente stipendio).

In questo caso, presumibilmente non volete che facciano gli straordinari perché non volete che si brucino. In questo caso non è necessariamente una cosa negativa per loro lavorare in più, ma gli effetti sulla loro vita personale e sulla loro felicità possono renderlo un problema.

La migliore formulazione che ho trovato per affrontare questo problema è: “Voglio che ricordiate che dobbiamo lavorare come una squadra a un ritmo sostenibile”. Apprezzo lo sforzo supplementare, ma se continuate a lavorare per così tante ore, state condizionando le persone ad aspettarsi da voi quel livello di sforzo in futuro e temo che vi brucerete". I dipendenti apprezzeranno di solito la preoccupazione per i loro sentimenti.

Inoltre, vi incoraggio davvero a non fornire alcun tipo di ricompensa monetaria per questo comportamento. Sì, hanno dato del tempo extra, ma non si vuole incoraggiare una cultura in cui ciò è previsto, richiesto o premiato. L'apprezzamento verbale per il loro sforzo (con la consapevolezza che non continuerà a lungo) va bene. Potete prendere una linea più morbida in questo caso esente, però, dato che alcune persone si divertono a lavorare 60 o 80 ore a settimana senza alcuna retribuzione extra.

Oh, e siete fortunati ad avere dipendenti così impegnati. Ora dovete solo lavorare per mantenerli felici e impegnati.

Ho fatto esattamente questo anni e anni fa in una piccolissima azienda, ma ero io a fare gli straordinari, quasi 20 ore al giorno, e in realtà non ho mai informato nessuno, onestamente volevo solo far funzionare le cose ed ero molto entusiasta dell'intera faccenda.

L'allora proprietario se ne rese conto e mi diede delle azioni dell'azienda, qualcosa come l'1%, e mi lasciò libero di fare quello che volevo e di occuparmi delle cose.

L'azienda è cresciuta a migliaia di dipendenti nel corso del tempo e né io né il proprietario ci siamo pentiti di nulla.

Se siete abbastanza fortunati da avere quel tipo di persone che lavorano per voi, cosa che vi assicuro è MOLTO RARA, prendete in considerazione la possibilità di parlare con il vostro avvocato e di farle entrare a far parte dell'azienda, anche se solo per l'1%.

Date un po’ di tempo e iniziate anche a dare le azioni come bonus annuali.

Avete trovato delle persone veramente brave che vogliono occuparsi di un'azienda che non è nemmeno la loro, date loro quello che valgono e lasciate che ne diventino parte.

Ha funzionato per me.

Se si utilizza un cellulare con orologio a tempo, è possibile inviare loro un promemoria come promemoria per timbrare quando raggiungono, quello che si è impostato per essere, il loro limite massimo giornaliero di ore. Dovresti essere in grado di ricevere tu stesso una notifica. Infine, ci sono alcuni sistemi che impediscono loro di continuare ad effettuare il login in ore e fondamentalmente chiede loro di chiamarlo un giorno.

Potete e dovete dirglielo.

Potete anche dare l'esempio, partendo voi stessi in tempo. Se necessario, ritornate _dopo che sono andati a casa. In alcune culture Japanese mi viene in mente] è considerato un'indolenza andarsene prima del proprio supervisore.

Dato che questi dipendenti sono così entusiasti, prenderei in considerazione la possibilità di farli diventare in qualche modo partner nell'azienda, a condizioni che siano reciprocamente accettabili, per quanto riguarda il mantenimento di un certo grado di controllo con cui si è a proprio agio e così via.

Allora hanno un ottimo motivo per fare il lavoro extra.

In un certo senso, si stanno già comportando come partner: persone che hanno un interesse personale nel far sì che l'azienda abbia successo e mettere nel tempo, come fanno i proprietari di un'azienda.