Cosa fare quando una dipendente malata non risponde alle comunicazioni e ha dati importanti?

Non ti sta “spettando” se è in congedo per malattia.

Il punto di “congedo per malattia” è che la persona non si sente bene e non può lavorare. Potrebbe essere a riposo, potrebbe essere fuori per appuntamenti dal medico o per una fisioterapia, potrebbe aver preso dei farmaci su prescrizione che la rendono sonnolenta e smemorata, potrebbe stendersi in una stanza buia con un forte mal di testa che peggiora quando si guarda una fonte di luce o lo schermo di un computer, per farla breve: non è adatta al lavoro. Quindi non aspettatevi che faccia più del minimo legale, che nel mio stato è informare il datore di lavoro (cosa che ha fatto), presentare la documentazione (cosa di cui non sembrate preoccupati, quindi credo che vada bene) e fare tutto ciò che è in suo potere per guarire presto (cosa che, si potrebbe obiettare, state attivamente ostacolando).

Se ha informazioni importanti che sono solo nella sua testa e non in un file da qualche parte accessibile, questo non è il suo_ problema, è il vostro_ problema come organizzazione. Trascorrete il tempo per migliorare i vostri processi in modo che questo non si ripeta. Perché lei o qualcun altro ** si ammalerà di nuovo.

Verificate con le vostre Risorse Umane cosa è permesso nel vostro stato. Poi scegliete il modo più discreto per contattarla. Magari via e-mail, perché non suonerà nessun campanello d'allarme e non richiede un'attenzione immediata.

L'idea che tu non capisca come funziona il fatto che una dipendente sia fuori per malattia, la dice lunga sulle tue frustrazioni.

Prima di tutto dici questo:

“Ieri ho cercato di contattarla attraverso i soliti canali e non mi ha risposto - ieri mi ha detto che mi avrebbe richiamato via SMS, ma non l'ha fatto. ”

Penso che non ti abbia contattato perché… È malata e di conseguenza è fuori ufficio. Dovresti essere grato che ti abbia potuto rispondere. La sua impazienza e l'apparente sordità del tono all'idea che sia malata non sono un fattore motivante per lei di risponderle.

“Non ho alcun segnale che la dipendente fosse infelice, quindi non sono sicuro di cosa sia successo, davvero”

Non è infelice: **Mentre lei è malata! Mentre voi - e il vostro team - potreste avere la necessità di recuperare quei dati da lei, io vi illustrerò alcuni fatti fondamentali:

• Il fatto che lei abbia dei dati critici e che sia apparentemente l'unica proprietaria di quei dati non è un suo problema : Il fatto che lei si trovi in questo tipo di situazione, tanto per cominciare, non parla male di lei o di lei, ma della disfunzione del processo di business della sua organizzazione. Questo è davvero il problema centrale che state affrontando.
• Il fatto che lei sia malata non è un problema di cui potete lamentarvi : Beh, voglio dire che potete lamentarvi di una collega perché è malata… E poi voi - e la vostra organizzazione - promuoverete la reputazione di essere degli idioti che non riconoscono i bisogni umani di base. I colleghi sono umani e gli umani si ammalano. Un'organizzazione funzionale non vedrebbe qualcuno che si ammala come un peso, perché un'organizzazione funzionale avrebbe modi per aggirare la perdita temporanea di un membro del team.
• Anche il più “importante” bisogno di business non viene prima dei bisogni umani : La realtà è che tutta la tua domanda implica che questi dati sono “importanti”, ma sono davvero importanti? È così importante che un essere umano malato abbia bisogno di sforzarsi per soddisfare questi bisogni? Tutti i punti di cui sopra ritornano a questo: Se una risorsa umana del vostro team è malata, è malata. Se i dati sono/erano importanti, allora il vostro processo non rispecchia questo fatto, poiché solo una persona che ne era in possesso e che ora è -efficace- viene punita da voi perché il suo essere malata sta ostacolando le vostre esigenze aziendali.

Il mio consiglio migliore è quello di lasciare questa dipendente in pace e aspettare che ritorni.

Se questo significa che un processo aziendale non va a buon fine, non va a buon fine. I vostri supervisori dovrebbero essere avvisati il prima possibile e voi dovreste indicare chiaramente che avete contattato e non avete ricevuto risposta e - questo è importante - non pensate che dovrebbe essere disturbata ulteriormente se è malata.

Non potete per nessun motivo giocare a questo gioco disfunzionale in cui un dipendente è in qualche modo “importante” perché è l'unico possessore dei dati aziendali eppure è in qualche modo un “peso” perché come osano ammalarsi nel bel mezzo di alcune esigenze aziendali critiche.

Oltre alle altre risposte corrette:

Verificate con l'ufficio legale.

A seconda del vostro paese e della legislazione applicabile, i ripetuti tentativi di contattare un dipendente in congedo per malattia potrebbero essere illegali. Il congedo per malattia è un'area di protezione dei dipendenti e in genere è strettamente regolamentata. Un dipendente ha responsabilità chiaramente definite (informare l'azienda, fornire i documenti medici appropriati, ecc. Alcune di queste sono destinate a proteggere contro le molestie da parte del datore di lavoro, e ripetuti tentativi di contatto potrebbero farvi entrare in quell'area. Si potrebbe sostenere che si sta cercando di fare pressione su un dipendente.

Inoltre, in molti paesi, il lavoro è esplicitamente proibito durante le assenze per malattia. Rispondere anche a una sola e-mail di lavoro è un'attività lavorativa. Potreste mettere il vostro dipendente nei guai (con l'assicurazione sanitaria che paga tutto, ad esempio). Certo, è improbabile che questo venga mai scoperto, ma non è una buona ragione.

Il breve è che un dipendente in congedo di malattia è non disponibile. Invece di contattarla, è necessario esplorare altre opzioni:

• Le informazioni possono essere non disponibili fino al suo ritorno? Se sì, basta aspettare.
• I dati sono disponibili in qualche altro modo? Se sono memorizzati su un'opera. Il computer, e un amministratore IT può accedervi, verificare con l'ufficio legale le restrizioni in merito.
• I dati possono essere ricostruiti da qualche parte (ad es. un nuovo database dump)?
• Perché i dati vitali non sono disponibili per almeno due persone? Rivedete le vostre politiche.

Non siete stati fantasmi, avete un dipendente in congedo per malattia.

Ci sono molte ragioni per cui una persona malata potrebbe non rispondere immediatamente e infastidirla come un fidanzato troppo geloso non vi farà alcun favore e potrebbe fare molto male.

Il fatto che non abbiate pensato di memorizzare dati cruciali in un luogo accessibile all'organizzazione è un vostro errore, ma ci potrebbero essere modi per recuperarli da soli. Come si è imbattuta nei dati? Se sono stati inviati via e-mail, potrebbero essere da qualche parte sul vostro server Exchange. Se si trattava di una condivisione o di un URL, verificate se è possibile trovare il link nelle e-mail inviate al suo indirizzo di lavoro (o nella cronologia Internet, se la vostra organizzazione li tiene sotto controllo).

Tenete presente che questo potrebbe non essere possibile o follemente difficile da fare in un'organizzazione più grande. Se è lei l'autrice, sei SOL fino a quando non torna o sta abbastanza bene da inviarlo. Come tale, potrebbe essere un buon momento per familiarizzare con il Bus Factor e rivedere le vostre politiche.

Cosa fare quando un dipendente in congedo per malattia ha dati importanti e non risponde?

Vi prendete il ritardo di lavorare con il vostro management per sviluppare politiche che eliminino eventuali colli di bottiglia di una singola persona nella vostra organizzazione.

Non c'è motivo per cui i dati aziendali importanti debbano essere accessibili attraverso una sola persona.

Ha in mano alcuni dati molto importanti per la squadra e non ho idea di come recuperarli. Devo continuare a chiamarla? Provare un numero diverso? O qualcos'altro?

La risposta corretta dipende dalle leggi sul lavoro nel vostro locale, dall'importanza di questi dati critici e da ciò che avete provato finora.

In alcuni locali non ci si può aspettare che un dipendente malato svolga un qualsiasi lavoro - nemmeno che parli con voi. Verificate se nel vostro locale esiste una regola di lavoro di questo tipo.

Poiché ha indicato che vi avrebbe richiamato, è ragionevole supporre che sia disposta ad aiutarvi, ma non lo ha ancora fatto. Ti ha contattato tramite un qualche mezzo - telefono, SMS, e-mail - usando lo stesso mezzo, spiegale semplicemente cosa ti serve e chiedile quale sarebbe il modo migliore per ottenere i dati.

Se ancora non ottieni risposta, parla con il suo capo. Chiedete se c'è qualcun altro che può fornirvi i dati di cui avete bisogno.

Se è stata in malattia per una settimana e continua ad essere in giro per il futuro, il suo capo dovrebbe probabilmente lavorare con le Risorse Umane per considerare qualsiasi processo di disabilità a breve termine si applichi nel vostro locale e nella vostra azienda.

Tutte le leggi legali e del lavoro a parte, dille perché stai chiamando.

Se mi stai scrivendo dicendo “richiama, è fondamentale!”, non riceverai alcuna attenzione.

“Ti prego di richiamare a causa delle informazioni X e Y è necessario al più presto per la scadenza del progetto K” otterrà almeno un colpo d'occhio al telefono e potrei essere in grado di darti una risposta di una frase su come trovare tutte le informazioni di cui hai bisogno.

Fornire informazioni chiare e concise sulle vostre esigenze dimostra al destinatario che apprezzate il suo tempo, tagliando tutti i passaggi necessari per arrivare al punto, consentendo una rapida valutazione della richiesta.

Trovo che quanto sopra sia valido come consiglio generale, soprattutto se la vostra controparte è in congedo per malattia e potrebbe avere a che fare con spiacevoli problemi personali.

Il malato ha ottenuto le informazioni importanti in qualche modo. Quanto costa far sì che un'altra persona riceva nuovamente le informazioni importanti senza l'aiuto del malato? Questo costo può essere denaro o tempo o qualche altra risorsa.

Avete giocato a poker avendo solo una persona con queste importanti informazioni e il destino ha chiamato il vostro bluff. Pagare il prezzo, andare avanti, fare meglio la prossima volta.

Potresti chiedere al dipendente via SMS che ti serve esattamente l'informazione importante XY e se vede un modo per dartela o se è meglio iniziare da zero con un altro dipendente. Questo mostrerà alla persona malata quanto siano importanti le informazioni, ma anche che non sono obbligati a dare le informazioni se non sono in grado di farlo.

In una delle aziende in cui ho lavorato c'era un enorme wiki dove andavano davvero tutte le informazioni di ogni progetto. Mancava qualcosa e hai trovato la persona che ce l'aveva? Si lasciava che lo scrivessero o che lo scrivessero da soli, ma la volta successiva che qualcuno aveva bisogno delle informazioni, era in grado di cercarle e trovarle. Penso che un wiki sia più potente di un mucchio di file su un'unità condivisa, perché la ricerca è molto più veloce.

Se l'informazione importante è una password o un'informazione di login, assicurati di avere un gestore di password a livello aziendale, che il tuo personale IT sappia come accedere alle e-mail, ad esempio quando fai clic su un link con una password dimenticata. L'e-mail utilizzata per accedere ad altri servizi deve essere documentata anche nel wiki e/o nel mananger delle password, e così via.

Create un ambiente in cui non vengono memorizzati dati nella testa delle persone, ma tutto su supporti di memorizzazione reali, accessibili a tutti, o almeno con accesso concedibile a tutti dal vostro personale IT.

A parte le ragioni fisiologiche e legali descritte, almeno negli Stati Uniti, ci sono ulteriori, significative ragioni finanziarie per la vostra azienda per non permettere di contattare i dipendenti malati - la maggior parte delle assicurazioni che coprono tali ‘STL’ o ‘STD’ (Short Term Leave or Disability’ (congedo di breve durata o invalidità) richiederanno che nessun lavoro sia svolto rigorosamente dal dipendente malato coperto, e questo esclude anche solo una risposta di un singolo bit sul lavoro. Il motivo è che se il dipendente può rispondere alle domande, non è disabile dal lavoro, e l'azienda ottiene un valore e quindi dovrebbe pagare lo stipendio. Se questo fosse permesso (o anche solo tollerato), le aziende potrebbero semplicemente spostare tutti i loro sviluppatori su STD, non pagare alcun salario (l'assicurazione lo farebbe), e farli continuare a lavorare. Siate certi che alcuni ci proveranno.

Se l'assicurazione STD del vostro dipendente vi becca a discutere di argomenti legati al lavoro durante la “malattia”, può citare in giudizio la vostra azienda per frode. Ciò diventerebbe piuttosto costoso e la vostra azienda finirebbe rapidamente le compagnie assicurative alternative.

[siamo anche tenuti a disabilitare l'accesso remoto per tutti i dipendenti malati, il giorno in cui l'assicurazione inizia a pagare. Che dolore]

Non sono affatto d'accordo con il consenso generale tra le risposte di cui sopra. La vostra aspettativa che il vostro collega malato risponda alle telefonate e alle e-mail è perfettamente normale. Il fatto che una persona non possa lavorare in modo efficiente per otto ore non significa che non possa lavorare affatto.

Chiedetevi se questa persona avesse dei bambini piccoli, avrebbe (s)bisogno di imbarcarli perché (s)non sarebbe in grado di occuparsene? Certo, questo potrebbe accadere e se è così, probabilmente non ci si può aspettare che questa persona risponda alle e-mail, ma in 99 casi su 100 qualcuno che è in congedo per malattia è ancora in grado di prendersi cura dei propri figli, e se è in grado di prendersi cura dei bambini può rispondere ad alcune e-mail o telefonate. Semplicissimo.

Infine un commento sulle critiche che avete ricevuto per “punto di guasto unico”. Certo, si dovrebbe evitare di farlo, ma cosa succederebbe se questa importante informazione fosse stata generata il pomeriggio prima della mattina, quando questa persona si è data malata? Forse era parte del compito di questa persona scrivere un protocollo dopo un importante incontro con l'esplicito scopo di evitare il “single-point-of-failures”, ma (s)non ha adempiuto a questo compito. Dovrebbero assumere due segretarie per ciascuna di queste riunioni? Questo è del tutto irragionevole quando la soluzione alternativa è che la persona malata risponda semplicemente al suo telefono.