Non dovreste aspettarvi denaro al di là della vostra normale paga e delle spese non discrezionali durante il viaggio. Se il viaggio è talmente fastidioso per voi che vi aspettate una retribuzione superiore al vostro normale stipendio, forse non dovreste partire per il viaggio. La maggior parte delle persone che conosco non vedono l'ora di partire per corsi di formazione e conferenze.
Se le spese sono notevolmente superiori al vostro stipendio, la società dovrebbe rilasciarvi una carta di credito a nome della società, in modo che il denaro non esca direttamente dalle vostre tasche. In questo caso, ovunque abbia menzionato il termine “rimborso” qui sotto significherà che “l'azienda pagherà attraverso il conto della carta di credito”.
Secondo la mia esperienza, i datori di lavoro statunitensi in genere coprono:
il vostro stipendio per i giorni che non siete a casa e che normalmente avreste lavorato (quindi se lasciate il lunedì e tornate a casa il venerdì, ricevete la vostra settimana di paga; se tornate a casa la domenica, ricevete comunque una settimana di paga normale).
Trasporto (biglietto aereo, il più delle volte) da e per la località
Pasti e spuntini ragionevoli per tutta la durata della vostra attività (dove “ragionevole” significa un pasto che comprereste per voi stessi pur rimanendo con un budget, non andando in stravaganti ristoranti a quattro stelle per ogni pasto). Le bevande alcoliche di solito non sono incluse.
Alloggi ragionevoli per la durata della vostra attività. Se la vostra formazione è dal lunedì al venerdì, la compagnia dovrebbe pagare un hotel dalla domenica sera al giovedì sera (supponendo che abbiate un volo del venerdì) o il venerdì sera (se avete un volo del sabato). Se scegliete di rimanere nella località più a lungo, siete responsabili del vostro trasporto, dell'hotel e del cibo in quei giorni extra).
Un ragionevole trasporto via terra per portarvi dall'aeroporto al vostro alloggio, e dal vostro alloggio a qualsiasi località che state visitando per la vostra attività (centro di formazione, ufficio aziendale, ecc.). “In genere (anche in questo caso, la mia esperienza è negli Stati Uniti), una volta che sei fuori dal normale orario di lavoro o non sei coinvolto nello scopo principale del tuo viaggio, il tuo tempo è a tua disposizione per fare quello che vuoi, entro i limiti della ragione (ad esempio, non partecipare a risse nei bar o svolgere attività illegali o pericolose), a meno che non ci sia un'aspettativa esplicita che tu svolga un altro lavoro per l'azienda in quel periodo di tempo. Il trasporto, l'ingresso (biglietti turistici, musei, eventi, spettacoli, ecc.) saranno a vostro carico perché non sono quelli per cui l'azienda vi ha mandato.
Per quanto riguarda la vostra e-mail, chiedete semplicemente quali sono il processo di rimborso spese e le politiche. Dovrebbe essere scritto in un manuale per i dipendenti o in una polizza da qualche parte, ma avete indicato che non esiste (di cui siete comunque a conoscenza). Assicuratevi di avere una risposta prima di sostenere queste spese.
Conservate tutte le ricevute e inviatele in modo organizzato - non consegnate a qualcuno solo una busta piena di foglietti di carta. Inseriteli, compilateli in un foglio di calcolo raggruppato per categoria (pasti, trasporto, ecc.) e inviateli per il rimborso. Presentate le fotocopie - non le ricevute originali (conservate gli originali in caso di necessità in un secondo momento). Potreste anche scrivere una nota sulla ricevuta stessa se non ha abbastanza informazioni per identificare chiaramente di cosa si tratta.