Rispondi ad una email che credo di aver ricevuto per errore

Le e-mail accidentali sono all'ordine del giorno se il vostro sistema sta effettivamente utilizzando l'autocompletamento e ci sono account utente con nomi simili. Quindi nel vostro caso, a meno che non ci sia un'altra ragione per suggerire altrimenti, vi consiglio di trattarlo come un incidente.

Se si tratta di un'e-mail relativa al lavoro (sia essa relativa a voi o a qualche altra parte), vi consiglio di inviargli un'e-mail ufficiale senza i CC e di fargli sapere cosa è successo.

Questo è principalmente perché:

1. Potrebbe non sapere che il destinatario previsto non ha ricevuto la posta e che potrebbe essere importante.
2. 2. Fornire ufficialmente una traccia verificabile per coprire se stessi nel caso in cui accadano cose insospettabili. 3. La vostra azienda potrebbe avere una politica in vigore per quanto riguarda le e-mail mancanti inviate di cui non siete a conoscenza.

In ogni caso, non fa male sbagliare dal punto di vista della sicurezza.

Ho affrontato questo tipo di incidenti molte volte perché nella mia organizzazione ci sono molte persone con il mio stesso nome.

L'azione appropriata per questo tipo di email accidentali è

(1) Rispondigli cortesemente dicendogli qualcosa come “Penso che questa email mi sia stata inviata per errore”. Per favore, fatemi sapere se è davvero destinata a me". Si renderà conto e prenderà misure preventive se si tratta di un incidente.

(2) Basta un ping e ottenere chiarimenti sulla posta come “Ehi, sono un po ‘confuso con l'e-mail che hai inviato ieri con oggetto XXXXXX. Di cosa si tratta? Se l'e-mail è stata un errore, si renderà conto e adotterà azioni preventive in futuro.

(3)Nella mia organizzazione esistono altre 2 persone con il mio nome. Molto spesso ricevo e-mail destinate ad altri. In tali occasioni, di solito cerco di identificare la persona giusta e di inviarle. Molte volte cerco altri destinatari nell'elenco. Se molti dei destinatari (anche le persone di CC'ed) appartengono allo stesso gruppo o dipartimento, vado in quel dipartimento e controllo i membri di quel dipartimento. Se un qualsiasi organismo del gruppo ha il mio stesso nome, inoltrerò la posta a lui, dicendogli: "Credo che questa e-mail sia destinata a te”. L'ho ricevuta per errore".