Ha inviato un'e-mail a una persona sbagliata. Come correggermi e riprendermi dalla situazione?

Lei scrive:

Tutti, compreso il top manager, mi hanno detto: “non preoccuparti, succede a tutti”, …

Il mio consiglio è di crederci. In base a quello che hai scritto qui (e potrebbero esserci altri dettagli che non abbiamo), penso che tu stia esagerando, soprattutto nel chiedere le dimissioni dal progetto del cliente.

Ho fatto qualcosa di simile in almeno un'occasione. Ho risposto a una e-mail e ho accennato ad alcune informazioni interne all'azienda che non sarebbero dovute andare a tutti quelli della lista Cc. È stato un errore, mi è stato fatto notare, ero un po’ imbarazzato - e sono andato avanti, facendo più attenzione da quel punto in poi.

Sembra che sia successo qualche tempo fa, quindi comunicare con il cliente a questo punto probabilmente non sarebbe stato utile. C'è un'ottima probabilità che il cliente l'abbia semplicemente ignorato in quel momento, e portarlo all'attenzione del cliente di nuovo difficilmente migliorerà la situazione.

Se fosse successo solo di recente, la migliore linea d'azione sarebbe quella di chiedere al proprio manager cosa fare. Forse sarebbe stato opportuno dare un rapido seguito al cliente spiegandogli cosa è successo e chiedendogli gentilmente di cancellare l'e-mail. Non comunicherei con il cliente senza aver prima verificato con il management.

Consideri questo. Se lei stesso fosse un top manager e qualcuno che lavora sotto di lei avesse commesso questo tipo di errore onesto, come reagirebbe? Li toglieresti con rabbia dal progetto, o gli diresti semplicemente “non preoccuparti, succede a tutti”, e faresti ciò che è necessario (semmai!) per ripulire le cose? Supponendo quest'ultima ipotesi, perché essere più duri con se stessi per questo, di quanto lo saresti con qualcun altro - o di quanto il tuo manager sia con te?

Chiediti se la tua reazione a questo errore sta causando più danni dell'errore stesso.

Tutti commettono errori. Le uniche persone che non sbagliano una volta ogni tanto sono quelle che non ci provano nemmeno.

Ciò che distingue il competente dall'incompetente è il modo in cui affrontiamo i nostri errori.

Quando si commette un errore, il modo giusto di agire è:

1. 1. Ridurre al minimo i danni in modo rapido ed efficace. 2. Informare coloro che sono interessati e mostrare che avete la situazione sotto controllo (a meno che non lo facciate, il che sarebbe un nuovo errore che deve essere affrontato). 3. Prendere precauzioni per evitare che l'errore si ripeta in futuro. Quando vi viene chiesto di fare un rapporto sull'incidente, concentratevi su come avete reagito, non sulle scuse.

L'appoach sbagliato sarebbe quello di:

1. 1. Fate finta che non sia successo nulla
2. Fate finta che non sia successo nulla. Quando la situazione non può essere ignorata, chiedete impotenti al superiore cosa fare
3. 3. Chiedere scusa, ma non fare nulla di attivo per rimediare all'errore
4. Chiedere scusa, ma non fare nulla di attivo per rimediare all'errore
5. Chiedere scusa, ma non fare nulla di attivo per rimediare all'errore
6. 4. Fare un'inutile autopunizione, come dimettersi da un incarico senza essere costretti a farlo.

Tenendo presente che le informazioni inviate elettronicamente sono là fuori, e non le riavrete indietro, penso che il modo migliore per risolvere la questione sia chiedersi cosa si spera di ottenere.

Vuoi salvare la faccia? Se è così, la migliore politica potrebbe essere l'onestà. Mandategli un'altra e-mail, dite loro che era destinata a qualcun altro e scusatevi. Speriamo che prendano in considerazione un'onesta ammissione dell'errore per compensare l'errore stesso.

*Volete impedire l'ulteriore diffusione delle informazioni? * Anche in questo caso, poiché non è possibile ottenere informazioni elettroniche ‘indietro’, la vostra unica opzione è quella di inviargli un'altra e-mail, dire loro cosa è successo e chiedere se non gli dispiacerebbe cancellare l'e-mail e dimenticarsene. Naturalmente non c'è alcuna garanzia che lo faranno.

Ricordate però che contattandoli di nuovo potreste fargli rileggere l'email, e così facendo attirerete solo più attenzione sulle informazioni. Potreste considerare di lasciar perdere, sapendo che il cliente probabilmente si è reso conto che è stata inviata per errore, e l'ha cancellata…..

Concentratevi sul valore che state fornendo oggi e che fornirete in futuro. Tutti commettono errori, ma il fatto è che sei ancora prezioso per il tuo datore di lavoro e per i tuoi clienti perché sei bravo nel tuo lavoro. Quello che dovete fare è concentrarvi sul modo in cui date più valore alla vostra situazione attuale, qualunque essa sia. La risposta è la stessa, ma vale la pena affrontare la situazione, contattare le persone coinvolte, assicurarsi che non ci siano più segreti da rivelare in seguito (magari anche informare il cliente che è stato coinvolto, soprattutto se è possibile che il cliente che hai inviato via e-mail possa identificare il cliente di cui si trattava), e assicurarsi che tutto il dolore sia nel passato. Affrontatelo come un capo, e poi continuate a fare un lavoro fantastico.

Un buon modo per andare oltre è quello di imparare da questa esperienza e di impostare le regole di posta elettronica.

Ho delle regole stabilite in Outlook che aggiungono un ritardo di 5 minuti a qualsiasi e-mail che viene inviata ad un dominio esterno. Ho anche un set di regole che CCs gli Exec Assistant e che ritarda le email che vengono inviate ai nostri execs di livello Cxx all'interno della mia azienda. Questo dà ai loro Exec Assistant un'idea di ciò che potrebbero dover affrontare in un minuto e i ritardi mi garantiscono la protezione che ho premuto invio e mi rendo conto che c'è stato un grave errore di battitura o che avrei dovuto o non avrei dovuto copiare quella persona posso ancora fermare l'email prima che venga inviata.

È più facile fermare un'email prima che venga inviata che richiamare un messaggio specialmente per gli indirizzi al di fuori del vostro server.