Come posso far leggere e firmare una polizza a tutti i dipendenti in modo efficiente?

Prima di tutto vedo qui due questioni molto diverse e in verità due domande molto diverse.

1. Come posso smettere di sprecare il mio tempo in un processo molto manuale?
2. Come posso smettere di sprecare il mio tempo in un processo molto manuale? Come faccio a far sì che i miei dipendenti siano riluttanti o esitanti a dichiarare di aver letto una politica?

In questo caso particolare rispondere alla prima domanda può risolvere la maggior parte del secondo problema.

Le vostre politiche sono già in SharePoint, è arcaico che stiate seguendo il processo manuale che descrivete. In SharePoint avete gli strumenti e l'infrastruttura necessari per automatizzare facilmente questo processo.

SharePoint è in grado di inviare e-mail, raccogliere input e tracciare le azioni degli utenti. Può anche inviare i promemoria necessari per coloro che non hanno completato il processo. Qualche ora di tempo da parte di un amministratore di SharePoint potrebbe facilmente automatizzare l'intero processo e sollevarvi da quello che è ovviamente un compito molto noioso.

A seconda di come SharePoint è integrato nella vostra infrastruttura complessiva potreste anche forzare facilmente un dipendente a completare una determinata azione prima di permettergli di continuare con il suo altro lavoro quotidiano. Ad esempio, un'azione di login che apre il modulo ogni mattina quando effettua il login per iniziare la giornata lavorativa.

La risposta di Stephen è perfetta dal punto di vista dell'automazione - e lui sembra saperne più di me sulle sfumature di Sharepoint… ma sono d'accordo che c'è assolutamente un modo per far fare a Sharepoint tutto quello che fai ora!

Volevo aggiungere un però, anche se forse vorrai sostenere per riconsiderare ciò che ti serve firmato e perché. Se le cose vengono firmate molto, molto spesso, è probabile che si induca un sacco di lavoro per un beneficio aziendale molto limitato, perché dopo troppe richieste di firma, la gente inizierà a firmare praticamente qualsiasi cosa, il che batte l'obiettivo originale di avere un'indicazione di ricezione e di comprensione.

Ho visto aziende che triangolano i loro documenti firmati come segue per ottenere un effetto migliore:

• non ci interessa se sono d'accordo, abbiamo solo bisogno di sapere che l'hanno ricevuto - considerare un formato di ricezione di ritorno - fattibile sia in Sharepoint che nella maggior parte dei client di posta elettronica aziendali. Non è necessaria una firma digitale, ma solo la prova dell'apertura della posta. Ottimo per i casi in cui la verità è “non ci interessa se siete d'accordo, sono le regole”

• ci interessa che i dipendenti abbiano ricevuto e siano in grado di seguire la nuova politica - invece di una firma, si può considerare un quiz (per quanto fastidioso). Ci sono sistemi di formazione che vi permetteranno di strutturare questo tipo di formato - al dipendente viene presentata la policy e poi risponde ad alcune domande “quiz” per mostrare che la legge e la comprende. Ho visto che viene utilizzata per la politica di sicurezza ad alta priorità, la politica sulle molestie sessuali, le regole di sicurezza e altre cose in cui l'azienda ritiene che sarebbe molto grave se i dipendenti non seguissero la politica perché farebbero più male alle persone che a se stessi.

• interromperemo o prenderemo ulteriori provvedimenti se la politica non viene letta e seguita - potete considerare di includere i manager nel vostro ciclo di fastidio. Tenete traccia dei dipendenti che non hanno firmato e chiedete al loro manager di seguire la politica. Rendete i manager con dipendenti in ritardo visibili al senior management dopo che il primo ping ai manager non ha avuto successo. Fate in modo che sia parte della priorità organizzativa e chiarite che non firmare la politica significa non fare il vostro lavoro.

Negli Stati Uniti avreste diverse scelte, anche se dovreste farle esaminare dall'ufficio legale aziendale per assicurarvi che siano conformi alla legge.

1. 1. Consegna elettronica dei documenti.
2. 2. Consegna postale dei documenti con ricevuta di ritorno. Devono firmare per il documento. I tribunali statunitensi hanno ritenuto che la firma sia sufficiente a dimostrare che hanno ricevuto i documenti. Avrebbero potuto gettarli nella spazzatura, ma questa è la loro scelta di ignorare il documento che hanno appena firmato.

La questione chiave è cosa succede se non firmano.

• Se rifiutano di firmare, la politica si applica ancora a loro? ad esempio le revisioni annuali in estate rispetto alla primavera.
• Devono fare una scelta: Scegliere la nuova polizza per le assenze per malattia e guadagnare X ore alla settimana, oppure rimanere con la vecchia polizza e ricevere Y ore in un'unica soluzione ogni anno. I nuovi dipendenti non hanno scelta, ricevono la nuova polizza.
• C'è un costo per la nuova polizza: Ad esempio, ora avete una copertura per la vista e abbiamo bisogno che scegliate un medico, ma la nuova copertura costa. Nessun accordo significa nessuna copertura.

A volte è possibile utilizzare uno dei metodi di consegna forzata, con la lettera che dice che la nuova polizza inizierà tra 60 giorni. Se volete rinunciare, fatelo entro 30 giorni. Poi andate avanti, conservando la prova della consegna in ogni cartella dei dipendenti.

Se l'impiego è a volontà nella vostra giurisdizione il rifiuto ostinato anche solo di riconoscere la polizza non è un problema, può essere affrontato con la risoluzione del rapporto di lavoro.

Se non ti dispiace guardare una soluzione economica di terze parti, allora potresti voler considerare DocRead for SharePoint, è perfetto per te!

DocRead ti permette di inviare qualsiasi documento (in questo caso una policy) a uno o più gruppi di utenti. In qualità di editore, spetta a te stabilire per quanto tempo vorresti che i dipendenti (in quei gruppi) leggessero e firmassero quei documenti.

DocRead ti aiuterà anche nella tua iscrizione, poiché rileva abilmente se qualcuno è nuovo in un gruppo e gli assegna la lettura che gli altri membri del gruppo hanno ricevuto. Potete impostare la lettura come ‘Obbligatorio’ (Must Read) o ‘Raccomandato’ (Should Read).

Abbiamo anche una suite di report (accessibili da SharePoint) che vi permettono di vedere chi ha o non ha letto i vostri documenti.

Per ogni membro del personale, che accetta (o non accetta) il vostro documento, rilasciamo una ricevuta a scopo di revisione.

Infine, automatizziamo anche tutte le e-mail che vengono inviate, quando il documento viene assegnato, confermato e scaduto.

Se volete saperne di più, date un'occhiata a DocRead for SharePoint , o per un esempio più specifico, leggete How to get employees to read your staff handbook ’.

_ disclaimer : Sviluppo il prodotto DocRead for SharePoint._

La mia azienda (e altre grandi aziende in cui ho lavorato) dispone di un software per gestire questa sorta di situazione “è richiesta una risposta”.

Riceviamo notifica via e-mail delle nuove e modificate politiche. Siamo indirizzati a un sito web dove dobbiamo leggere la politica e “firmare” facendo clic su un pulsante in fondo al documento. Tale “firma” viene registrata nel sistema.

Se un individuo non ha firmato entro l'ora stabilita, viene inviato un brutto grammo all'individuo e al suo manager. Il nasty-gramma viene ripetuto fino a quando il “sign off” non viene registrato e, con l'avanzare del tempo, il management sale di livello.

Questo sembra essere efficace per ottenere alla fine il “sign off”.

Ciò che non fa è assicurarsi che chiunque legga e capisca effettivamente il documento, poiché la maggior parte delle persone scorre velocemente fino alla fine e clicca sul pulsante “sign off”. Per “risolvere” questo problema, l'azienda ha un meccanismo simile che include anche i “quiz” con il superamento dei voti. Questo metodo viene utilizzato per politiche più ampie e per le esigenze di conformità alle normative annuali.

In qualità di persona non HR, tutto ciò mi sembra piuttosto sciocco, ma sembra ottenere qualsiasi cosa le risorse umane stiano cercando di realizzare.

Dovreste parlare di questi sistemi con il vostro reparto IT. Potrebbero già averne uno, o potrebbero fare una ricerca per un sistema che soddisfi le vostre esigenze al vostro budget. So che ce ne sono alcuni che potreste costruire, altri che potreste acquistare per la gestione interna e altri che sono ospitati all'esterno.

Buona fortuna.

Ho già usato incentivi per questo genere di cose in passato, come “tutti quelli che leggono e firmano prima della data X vengono sorteggiati per un giorno di vacanza in più, bottiglia di champagne, buono per una cena per due, qualsiasi cosa”. Costo minimo, e importante scegliere qualcosa che abbia un'ampia attrattiva per la vostra forza lavoro.

Ho anche lasciato dei clangers nelle polizze per scoprire chi li legge effettivamente (invece di firmare solo per dire che li ha letti) sia sotto forma di errori deliberati o in un caso di cui sono particolarmente orgoglioso, includendo una clausola che diceva che ogni membro del personale avrebbe coltivato la barba. Questo in una scuola elementare con uno staff tutto al femminile…