Ho notato che alcune persone si inculcano in “cc” quando inviano una e-mail. Qual è la ragione di questo? Una rapida ricerca su google ha mostrato che diverse persone vogliono imparare a farlo automaticamente.
La maggior parte delle persone che conosco che mostrano questo comportamento è così hanno una e-mail nella loro casella di posta in arrivo che continua la catena, e possono vedere la loro risposta nella continuità temporale della catena. Se non si esegue il CC, la maggior parte dei client di posta elettronica non mostra la risposta, in quanto va nella cartella “Inviato”, e non appare nella casella di posta in arrivo o nella stessa cartella in cui si trova la catena di email.
Tendiamo ad avere più progetti in diretta in qualsiasi momento. Utilizziamo intestazioni dei soggetti come:
[Progetto A]: Discussione su blah
Ho impostato delle regole in Outlook dove se un'email contiene “Progetto A” nell'oggetto, dovrebbe essere indirizzata alla cartella “Progetto A” nella mia casella di posta. Quando mi CC in queste email, posso essere sicuro che la mia cartella “Progetto A” contenga tutte le email correlate, incluse quelle che ho inviato.
Significa anche che posso periodicamente ripulire la mia cartella delle email inviate senza preoccuparmi di perdere le email specifiche del progetto.
Alcune persone usano la loro casella di posta elettronica (e a volte altri strumenti nel loro client di posta elettronica, come la lista Todo di Outlook) per gestire le attività lavorative in una posizione centrale. In questo caso, mettere le email che indicano che qualcosa richiede un'azione (un compito, qualcosa da seguire, ecc.) nella loro casella di posta elettronica è un modo per renderla più visibile che nella cartella degli oggetti inviati. Aggiungendo un CC a se stessi si mette immediatamente l'elemento come non letto nella loro casella di posta in arrivo fino a quando non lo elaborano in modo appropriato.
Io mi metto in contatto con me stesso solo quando ho bisogno di creare una “traccia cartacea”. La maggior parte delle volte è sufficiente aspettare la risposta dell'altra persona prima di ripensare al filo, ma se scopro che l'altra persona non risponde o se devo seguire la situazione se l'altra persona non risponde in un certo lasso di tempo mi CCo. Una volta che ho fatto il CC a me stesso è più facile rispondere a me stesso in seguito e chiunque legga il thread in seguito può vedere il divario di risposta tra le mie due e-mail. Di solito le persone lo vedono accadere e vogliono rispondere in modo che non sembri che il problema sia loro.