Come costruire un business case per l'assunzione di nuove persone?

Su quali aspetti devo concentrarmi per costruire un business case solido come una roccia per assumere più persone?

Volete mostrare come siete sotto-risorse non solo ora, ma per il prossimo futuro.

Volete mostrare il volume di lavoro per i prossimi anni e confrontarlo con la capacità del vostro attuale team.

Se avete progetti critici in arrivo, spiegate come saranno influenzati negativamente se non avete abbastanza aiuto.

Per quanto possibile, vorrete indicare progetti/compiti specifici che non sono stati completati a causa della mancanza di personale. E vorrete fare lo stesso per i progetti imminenti che non avete la capacità di servire.

Se ora state riempiendo il fabbisogno di lavoratori temporanei, vorrete evidenziare questa spesa e mostrare come andrà a finire se aumenterete il vostro organico permanente.

Come giustamente sottolinea @Bmo, potete toccare con mano i problemi che questa mancanza di aiuto sta causando con il vostro team esistente. L'eccesso di giocoleria può far perdere loro produttività. Può far crollare il morale. Se la situazione diventa grave, potreste perdere membri critici del team.

Mentre affrontare tutti questi problemi vi renderà più forti, le aziende sono ancora riluttanti ad aumentare l'organico permanente, quindi potrebbe essere ancora difficile da vendere. Se vi state destreggiando per rimanere al passo con la domanda, potreste dover essere pronti a destreggiarvi più velocemente per un po’ di tempo (almeno questa è la situazione in cui mi trovo al momento).

Come facciamo?

Su quali aspetti devo concentrarmi per costruire un business case solido come la roccia per assumere più persone?

Una cosa che aiuterebbe è avere un sistema per indovinare il carico di lavoro del vostro dipartimento. Dire “siamo sovraccarichi di lavoro” non ha senso.

Dire qualcosa come:

• Il nostro team riceve 20 richieste settimanali
• Ogni richiesta richiede in media 10 ore di lavoro
• Il nostro tempo medio dalla richiesta al completamento è di 3 mesi
• Ogni richiesta aggiunge in media $X all'azienda
• Il nostro team ha 3 membri
• Questo ci permette 120 ore/settimana
• Possiamo elaborare solo 12 richieste a settimana alla massima efficienza. Questo tipo di stima approssimativa è buona solo se non si dispone di metriche significative. In realtà, il vostro team non sarà in grado di funzionare al 100% di efficienza e il vostro tempo di monitoraggio/stima deve includere questa inefficienza. Se disponete di informazioni più significative o di dati storici dei vostri progetti (anche di frustrazioni aneddotiche da parte dei clienti del vostro team), questo può aiutarvi ad avere una migliore percezione.
• Ci aspettiamo che questo carico di lavoro aumenti/rimanga lo stesso/etc a tempo indeterminato

Perché farlo in questo modo?

Queste informazioni permettono alla direzione di determinare:

• I progetti sono abbastanza importanti da giustificare un aumento del personale?
• Ci deve essere un sistema di priorità migliore?
• Forse il vostro dipartimento ha bisogno di rifiutare le richieste.
• Implementare un sistema di priorità in cui le richieste non urgenti vengono ignorate a meno che non vengano soddisfatte tutte quelle urgenti
• Il vostro tempo medio di richiesta è appropriato? I miglioramenti del flusso di lavoro possono contribuire a ridurre il carico di lavoro?
• Un altro team è in esubero e le risorse disponibili per una riorganizzazione?

I dati sono tutto in questo. Dire “siamo sovraccarichi di lavoro” non ha senso. Presentare le informazioni di cui sopra è molto più significativo per il management.

Le informazioni storiche sono ancora meglio da avere.

Quando è meglio?

Tenete anche presente che se si aggiunge il personale in un punto critico di un progetto, potreste in realtà far sì che il progetto richieda più tempo. Se il vostro team è sopraffatto a tempo indeterminato, questo non ha molta importanza (prima o poi dovrete prendere il colpo). Tuttavia, se si spera di avviare un progetto in pochi mesi, aggiungere un sacco di interviste, risorse umane e tempo a bordo a un team già sovraccarico di lavoro non è necessariamente l'idea migliore.

Tuttavia, ritardare questo lavoro solo se c'è una ripresa in vista.

E se non importa a nessuno?

Potresti incorrere in situazioni in cui non importa a nessuno. Oppure, in pratica, si dice: “Come vuoi, il reparto funziona, non ci sono ancora problemi”. Oppure il vostro manager non vuole intervenire per una serie di motivi.

Allora dovete stabilire se per voi vale la pena di fare un lavoro stressante. Se i manager non sentono “dolore”, non aggiungono personale. Dovete fondamentalmente determinare se questo è l'ambiente in cui siete disposti a lavorare - in caso contrario, agire di conseguenza.

Pensieri di chiusura

Tenete anche a mente che il processo per l'aggiunta di personale può essere un processo lungo anche quando il vostro capo, il vostro capo dei vostri capi, e forse anche più livelli superiori, sono d'accordo.

Prestazioni generali dell'azienda, budgeting, previsioni, ecc.

Se avete bisogno di nuove persone, la prima cosa da fare è smettere di fare gli straordinari (se il vostro team lo è). Mancare quelle scadenze, invece. Ora avete qualcosa per dimostrare che avete bisogno delle persone. Non puoi mai giustificare le nuove persone in base al carico di lavoro se il lavoro viene svolto. Questa è stata per me una lezione difficile da imparare perché voglio fare del mio meglio per portare a termine tutto.

Un'altra cosa da fare è dire loro che non si può fare un nuovo compito quando si tratta di fare un nuovo lavoro. Se insistono, date loro una lista di tutto il resto che la vostra squadra sta facendo e chiedete loro quale deve essere spento per fare spazio a questo. Assicuratevi che sappiano che la scadenza del progetto spento verrà spostata e che le ore per completarlo saliranno (ci vuole più tempo per tornare alla velocità quando non si lavora su qualcosa da un po’ di tempo). Date loro una nuova scadenza specifica e un nuovo preventivo di ore. Assicuratevi che le persone che sono i proprietari del progetto spento siano consapevoli dell'impatto sul loro programma.

Dire di no è difficile, ma è il modo migliore che ho trovato per far loro capire che non avete la capacità di lavorare di più.

È davvero molto semplice. Devi spiegare quali cose extra potresti fare se avessi più persone, e come questo andrebbe a beneficio dell'azienda più del costo delle persone extra che assumi. Dare esempi specifici di cose extra che potreste fare è la cosa migliore, insieme a come questo aumenterebbe le vendite/migliorerebbe la soddisfazione dei clienti/raggiungere gli obiettivi strategici dell'azienda.

In alternativa potete fare lo stesso al contrario - mostrare come la mancanza di persone vi impedisce di fare queste cose: cioè non inserire le caratteristiche necessarie, non riparare i bug, non rispondere alle esigenze dei clienti. In quest'ultimo caso, preparatevi a ricevere la richiesta di ottenere miglioramenti della produttività con le persone che avete a disposizione.